Kommunerne kan ikke spare penge på de enkelte Microsoft-licenser med den nye SKI-rammeaftale 50.49 – i daglig tale Microsoft-aftalen. Men de kan med den nye aftale, der er trådt i kraft den 1. april 2025, ”profilere” sine brugere og på den måde vælge de licenser, de har behov for og minimere de samlede omkostninger.
50.49-aftalen betyder, at Atea skal levere Microsoft-licenser til 96 kommuner og syv forsyningsselskaber for en samlet værdi af 4,12 milliarder kroner i løbet af de kommende tre år.
Sådan lød det efter indgåelsen af aftalen med Microsoft/Atea i slutningen af januar.
Efter at kommunerne er begyndt at implementere Microsofts licenser i den nye SKI- rammeaftale 50.49 tegner der sig et mønster af, at kommunerne kan sænke deres samlede omkostninger ved at udskifte dyre licenspakker med billigere. IT- og digitaliseringschef Henrik Brix, Favrskov Kommune: ”Vi profilerer brugerne, og de brugere, der ikke har behov for den store Office pakke får en mindre udgave. Det sænker vores omkostninger.”
Inden aftalen blev indgået, handlede det meget om de varslede prisstigninger fra Microsoft. Det nye er, at kommunerne kan gøre noget ved at købe ind efter deres behov. Favrskov Kommune har benyttet ”grebet” i den nye Microsoft-aftale ved at vælge flere billigere licenser end i den foregående Microsoft aftale.
”Hvis vi som udgangspunkt havde forlænget aftalen fra 2022 ville vi have fået prisstigninger på 16-17 pct. Nu ser vi betydeligt lavere omkostninger, da vi vælger flere billigere licenser til vores brugere. Fx optimerer vi brugen af billigere uddannelseslicenser. Vi har analyseret vores brugeres behov for Microsoft licenser, og det tegner et billede af lavere omkostninger,” siger Henrik Brix.
Han sammenligner indkøbet af Microsoft licenser med indkøbet af TV-pakker til sin private husholdning. ”Når vi køber pakken med 20 tyske og tyrkiske programmer, har vi adgang til TV-kanaler som vi sjældent ser. Dermed kommer vi til at betale for meget. Med den nye Microsoft-aftale kan kommunerne i højere grad skræddersy deres softwarelicenser. De er ikke længere bundet til at købe licenser, der følger bestemte SKI-pakker eller faste antal, men vi kan målrette licensindkøbet til den enkeltes behov”.
Forretningsudvikler Leon Johansen, SKI, der oprindeligt er ophavsmand til den første Microsoft-aftale udbudt af SKI i 2016, siger:
”Det er først dyrt for kommunerne, når de køber mere end de har behov for. Det hjælper ikke at få en klækkelig rabat på en softwarepakke, hvis der ikke er behov for den”.
Chefkonsulent Niels Jørgen Hansen, SKI med speciale i softwarelicenser: ”Selv om vi har samlet indkøbet af Microsoft-lisenser for 96 kommuner og syv forsyningsselskaber og derigennem opnået priser, der er langt bedre end det, man kunne regne med i et marked som dette, er det ikke her, besparelserne skal findes. Derfor har vi i vores dialog med Microsoft gjort meget ud af at opnå øget fleksibilitet, så hver kommune kan købe ind efter deres behov. Jo færre de køber af de store softwarepakker fra Microsoft, desto lavere bliver kommunens samlede omkostninger”.
Ekspertgruppe med kommunerne
Forud for dialogen med markedet om den kommende rammeaftale, havde SKI samlet en ekspertgruppe med kommunale IT-chefer og CIO´s fra energiforsyninger. Netop den viden, som er indhentet på disse møder, har SKI brugt under dialogen med Microsoft.
Niels Jørgen Hansen: ”Vi har ikke kunnet påvirke prissætningen på Microsofts licenser. Microsoft er en dominerende virksomhed på markedet. Dét, vi har kunnet forhandle med, er vores viden om kommunernes behov, så kommunerne ikke blev bundet til at købe bestemte Office-pakker eller bestemte antal. Dermed har kommuner og forsyningsselskaber kunnet profilere sine brugere, så de kan tilpasse licenspakker efter, hvad den enkelte medarbejder har brug for. Fordi vi har kendt kommunernes behov, mener jeg vi har stået stærkere i dialogen med Microsoft, og de kommuner, der vælger at profilere deres brugere kan minimere deres samlede omkostninger”.
Selv om 96 kommuner har de samme opgaver, løser de dem meget forskelligt. Det betyder også, at de køber forskelligt ind af Microsofts Office-pakker. Ifølge en analyse SKI har lavet blandt kommunerne, viser, at der er kommuner, som køber 65 pct. af de store licenspakker til de almindelige brugere. I den anden ende af skalaen er der kommuner, der blot køber 35 pct. af de dyre licenspakker til de almindelige brugere.
”Det er klart, at det er i det spænd – mellem de 65 pct. og de 35 pct – at kommuner har muligheden for at sænke udgifterne i deres licensindkøb og dermed forsøge at minimere de samlede omkostninger. Det er dyrt at give en let bruger en stor softwarepakke. Omvendt skal en tung bruger have en stor softwarepakke. Der er mange penge at hente for kommunerne ved at gå brugernes behov igennem,” siger Niels Jørgen Hansen.
Henrik Brix: ”I Favrskov Kommune har IT-afdelingen og fagcheferne i relevante afdelinger profileret brugerne. Vi har ændret på licenser for en stor del af it-brugerne I forhold til den tidligere Microsoft aftale og dermed har brugerne fået tilpasset Microsofts Office-pakker til deres arbejdsmæssige behov”.
Fakta:
50.49 Standardsoftware:
Fra fællesindkøb til behovsstyret licensindkøb
96 kommuner og syv forsyningsselskaber er tilsluttet aftalen. Aftalen omfatter Microsofts licenser, herunder Microsoft 365, Office 365, Windows og sikkerhedsprodukter. Kommunerne kan vælge mellem forskellige licenspakker afhængigt af deres behov.
Det er femte gang, SKI udbyder en aftale på området. Den nye 50.49-aftale, der afløser aftalen fra 2022, har fokus på at sikre både stabile priser og større fleksibilitet – men det kræver, at kommunerne køber rigtigt.
Fleksibelt indkøb af licenser
Den nye aftale giver kommuner og forsyningsselskaber større frihed til at tilpasse deres indkøb af softwarelicenser. De er ikke længere bundet til at købe bestemte licenspakker sammen eller i faste antal, men kan i højere grad målrette licensindkøbet til deres behov.
Faste priser giver økonomisk forudsigelighed
75-80 pct. af kommunernes udgifter til Microsoft går til licenser, der med SKI-aftalen har fået prisen låst fast på september 2024-niveau, herunder Microsoft 365 og sikkerhedslicenser. Det giver budgetsikkerhed og beskytter mod uforudsete prisstigninger.
Mulighed for lavere samlede udgifter
SKI’s beregninger viser en gennemsnitlig prisstigning på 16 pct. i forhold til den tidligere aftale, men kommunerne kan reducere deres samlede softwareudgifter ved at optimere deres licensvalg.
Kilde: SKI
Af Flemming Kjærsdam