”Vejle foreslår systemunderstøttelse til at forbedre datakvaliteten”

”Vejle foreslår systemunderstøttelse til at forbedre datakvaliteten”

Vejle var med som pilotkommune for ”Borgerens adgang til egne data” i 2018. Nu to år senere er det obligatorisk for samtlige kommuner at udstille minimum otte sagsområder via Borgerblikket på Borger.dk. ”Der har været fordele ved at være med fra begyndelsen,” siger IT-løsningsarkitekt Jesper Brøns Sejersen, Vejle Kommune.
”Da vi startede på Borgerblikket som pilotkommune, var data noget, der blev brugt internt. Fra sagsbehandler til sagsbehandler. Nu skal data vendes om. De skal vises for borgerne. Det kræver en ændret adfærd og ændrede arbejdsgange hos sagsbehandlerne. Det tog vi fat i fra starten. Den ændrede adfærd handler om, at der er styr på dokumenttitler. Det handler om navngivning af sager, og det sprog medarbejderne bruger i notater,” siger IT-løsningsarkitekt Jesper Brøns Sejersen, Vejle Kommune.
I Vejle Kommune har arbejdet med journaliseringspraksis og håndtering af data stået på i en hel del år. Lige siden Kommunalreformen i 2007. Men data er primært blevet tænkt ind i organisationen og i mindre grad ud mod borgeren.
”Vi har arbejdet med journaliseringspraksis siden 2007, og vi må erkende, at det er en stor og vedvarende opgave for medarbejderne at overholde procedurer og governancetiltag i en travl hverdag. Derfor skal vi undersøge, hvordan vi kan få forskellige former for systemunderstøttelse ind over for at sikre en høj datakvalitet.” siger Jesper Brøns Sejersen.
Han mener, der ligger en del arbejde for de kommuner, der ikke er begyndt at forberede sig på Borgerblikket, da Borgerblikket stiller krav til kommunernes dokumentations- og journaliseringspraksis. 
”Jeg vil godt sige til kommunerne, at der ligger noget arbejde og venter på jer. Hvis man ikke har snakket datakvalitet i kommunen forud for Borgerblikket, så ligger der en hel del arbejde for at blive klar til det,” siger han.
 
Kvalitetssikring
Som en mulig løsning til en systemunderstøttet datakvalitetssikring foreslår Jesper Brøns Sejersen, at der bliver udviklet en ”kvalitetssikringskomponent”, som kan bruges af alle kommuner f.eks. til at understøtte sagsbehandlere ved borgeres ansøgninger om aktindsigt.
Han har foreslået denne komponent til KOMBIT’s idébank og til OS2-
fællesskabet.
”Det er vigtigt at få udviklet en kvalitetssikringskomponent. En algoritme, der løber dokumenter igennem for 120 forbudte ord og personfølsomme oplysninger i eksempelvis journalnotater. Komponenten skal sikre, at der ikke optræder personfølsomme oplysninger i sager, som borgeren får indsigt i,” siger Jesper Brøns Sejersen.
Han mener, komponenten vil blive efterspurgt efterhånden, som det går op for alle kommuner, at de skal udstille data til borgerne. I dag er 15 kommuner på Borgerblikket, men inden udgangen af 2020 skal alle 98 kommuner være koblet på.
Da Vejle begyndte som pilotkommune for to år siden, valgte kommunen blot to KLE-numre ”Kontanthjælp og sygedagpenge”.
”Ret tidligt i forløbet som pilotkommune, ville vi ikke vise dokumenter på Borger.dk. De data, vi viser på Borger.dk, er metadata – eller systemdata. Det vil sige data, der er målrettet borgeren, som stammer fra eksempelvis KMD Aktiv eller KMD Dagpenge, som vi har en berretiget tiltro til er korrekte. Når vi så tager det næste skridt, hvor vi viser data fra et ESDH-system, er vi ved at undersøge, hvordan det er muligt at systemunderstøtte kvalitetssikringen af data – eksempelvis via en kvalitetssikringskomponent”, siger Jesper Brøns Sejersen.  
 
Stafetten gives videre
Han har arbejdet med Borgerblikket indtil nu. Men han giver stafetten videre til digitaliseringskonsulent Sine Sundall Munkholm.
”Da Borgerblikket startede op som pilotprojekt, så ledelsen i Vejle kommune hurtigt værdien i en løsning, der byggede på eksisterende systemer og på visionen om, at borgerne i højere grad skal opleve større åbenhed og ejerskab over egne data og hermed sikre troværdigheden og tilliden til kommunen”, siger Sine Sundall Munkholm.
Hun fortæller, at der med Borgerblikket er kommet et øget behov og mind-set for god datakvalitet og journaliseringpraksis. Når kommunen går i gang med at give borgerne overblik og indsigt i egne data, er det derfor
 vigtigt at arbejde målrettet og strategisk med, hvordan man ønsker vise data og forberede datakvalitet, bl.a. for at sikre, at der afsættes de nødvendige ressourcer til, at medarbejderne klædes på.
”Det er vigtigt at medarbejderne får datakvalitet ind under huden og føler sig trygge i, at data vises for borgeren. Vi har f.eks. overvejet en øvelse, hvor medarbejderne får afsat tid til at kigge deres sager fra de seneste uger igennem og få tilrettet om nødvendigt. Både så dataene kan udstilles for borgerne men mest af alt for at sikre, at de fortsat får journaliseringspraksis og datakvalitet ind som rutine i dagligdagen” siger Sine Sundall Munkholm.
”Det handler om at gøre klart, hvad der skal til, før vi kan vise data. Det kan for eksempel gøres ved at foretage en stikprøve af data. Det er ikke fordi, vi har fundet mange fejl i dokumenterne. Men med Borgerblikket skal data i højere grad tænkes ud mod borgerne. Det er en anden måde at tænke data og datakvalitet på for medarbejderne. Det handler derfor ikke kun om, at dataene skal være uden fejl. En dokumenttitel skal for eksempel også være sigende for borgeren” siger hun.
”Da data tidligere har været tænkt i en anden kontekst end i den, som den skal fremadrettet, er det vores erfaring, at det skaber en tryghed blandt medarbejderne, at kommunerne i Borgerblikket skal angive en dato for, hvor langt tilbage data skal vises fra. Det giver os mulighed for at tænke fremadrettet og sige, at fra denne her dato vises data for borgeren ”, fortæller Sine Sundall Munkholm
 
 
 
Sagsstatus OIO
I en undersøgelse KL gennemførte sidste forår – et år inde i Borgerblikket – viste, at der havde været 83.000 borgere inde og besøge de fem pilotkommuners services. Næsten 70 pct. af borgerne var positive. Men Jesper Brøns Sejersen hæftede sig ved en ting.
”Der var kritik fra borgere af, at de ikke kunne se tilstrækkeligt om sagsstatus på Borger.dk. De kunne ikke se, om en sag afventede sagsbehandling. For en borger er det en interessant information at få. Her vil jeg foreslå, at OIO-standarden kommer ind som en udvidet status på en sag. Dermed vil borgeren kunne se om om en sag afventer sagsbehandling, og at borgeren vil få svar på Digital Post. Der er behov for den løsning. Den er efterspurgt af borgerne,” siger Jesper Brøns Sejersen.