Syddjurs Kommune: ”Det er ikke teknikken der er det sværeste”

Syddjurs Kommune: ”Det er ikke teknikken der er det sværeste”

Betingelsen for at lykkes med at udstille data for borgere og sagsbehandlere er høj datakvalitet. Afdelingsleder for It og Digitalisering Jon Badstue Pedersen, Syddjurs Kommune, fortæller, at det ikke er teknikken, der er det sværeste. Men derimod arbejdet med at journalisere og strukturere data. For ham har vejen til Borgerblikket været et langt sejt træk, som har stået på siden Kommunalreformen i 2007.
For at udstille data og give borgerne adgang til egne data, skal datakvaliteten være i orden. Men det er ikke et it-system, der leverer det hele. I Syddjurs Kommune er der tale om tre separate løsninger, der i et samspil leverer data til borgerne.
”Det er ikke teknikken, der er det sværeste. Den skal selvfølgelig virke. Det sværeste er arbejdet med at journalisere og strukturere data i fagsystemerne. Når du lader teknologien kigge ned i sagsdata for at stille det til rådighed for sagsbehandlere og borgere, er det afgørende, at al journalisering af data er sket korrekt. Det er et langt sejt træk, som har stået på siden Kommunalreformen i 2007,” siger Jon Badstue Pedersen.
Syddjurs Kommune har gennem flere år arbejdet med at løfte datakvaliteten. Chefkonsulent Henrik Bojsen, har siddet centralt placeret i arbejdet med datakvaliteten.
”Arbejdet med datakvaliteten understøttes af en central organisering, et matrixteam, som vi har opbygget i ESDH-regi. Vores ESDH anvendes relativt bredt i kommunen, og her har vi arbejdet meget med automatisering af processer, herunder intern distribution af post. Statistikken på postdistributionen afspejler også kvaliteten i journaliseringen, og dermed har vi haft et fornuftigt udgangspunkt for at forbedre kvaliteten af de data, som bruges i ”Borgerblikket” og i ”Min Indsigt”, som er et system, hvor borgeren kan søge om aktindsigt i egen sag. I matrixteamet har vi samtidig opbygget helt centrale kompetencer inden for anvendelse af KLE-emner og autoritative organisationsdata. Det omfatter også leverandører og giver os et robust udgangspunkt for at tage SAPA i brug, Borgerblikket og Den fælleskommunale infrastruktur”.
Jon Badstue Pedersen: ”Set i det store perspektiv, kan vi for alvor begynde at afsøge potentialerne i, at data nu kan bruges på tværs af organisationen – og af borgerne. Nøglebegreber som ’helhedsorienteret sagsbehandling’ og ’transparens for borgerne’ er helt centrale”.
”Vores fornemmelse er, at f.eks. indeks-data kan bruges til formål og services, som ikke er fundet endnu. Derfor ser vi frem til at få gang i hverdags-innovationen hos sagsbehandlere, hos faglige koordinatorer og hos ledere. I det perspektiv er vi kun lige begyndt,” siger Jon Badstue Pedersen.

Tre separate løsninger
Som nævnt har det været et langt sejt træk med at nå dertil, hvor det er muligt at kunne udstille data for borgerne som services. I Syddjurs Kommune er der tale om tre separate løsninger som i et samspil leverer data til borgerne.
Det begyndte med ”NemIndsigt” i 2007, hvor Syddjurs Kommune begyndte med at give borgere og virksomheder adgang til bygge- og emnesager i kommunen. Det skete i forlængelse af Kommunalreformen i 2007. I 2013 blev NemIndsigt erstattet af løsningen ”Åben indsigt” der i dag giver offentligheden adgang til bygge- og emnesager på kommunens hjemmeside. Sager, der ikke er knyttet direkte til en borger.
”Åben Indsigt” er en af de mest populære borger- og virksomhedsservices i Syddjurs Kommune. Der er lige så mange brugere på ”Åben indsigt”, som der er mobilanvendere på hele sitet Syddjurs.dk,” siger Jon Badstue Pedersen.
De professionelle brugere af ”Åben Indsigt” – håndværksfirmaer, advokater, projekterende byggefirmaer, arkitekter ytrer stor tilfredshed med at have digital adgang til byggesager. Ifølge Jon Badstue Pedersen er der også store gevinster for kommunen. Når en sagsbehandler i kommunen skriver til en borger eller en virksomhed om en konkret byggesag, bliver der linket direkte til den relevante sag på hjemmesiden. På den måde spares der korrespondance, tid og serverplads ved at undgå at sende filer frem og tilbage mellem parterne. 
De to andre løsninger, der giver borgere indsigt, er ”Min Indsigt” og ”Borgerblikket”, som begge er i gang med at blive implementeret. Dermed digitaliseres mulighederne for at få yderligere indsigt i egne data til gavn for borgere og virksomheder.
 
Min Indsigt
Med ”Min Indsigt” får borgerne i Syddjurs Kommune mulighed for at søge aktindsigt i personsager og sager om ydelser. I Syddjurs Kommune bliver ”Min Indsigt” implementeret som pilotprojekt i myndighedsafdelingen i Social og Familie samt hos Erhverv og Beskæftigelse, men løsningen kan skaleres til alle fagområder.
Når borgeren eller tredjepart søger aktindsigt via ”Min Indsigt”, vil systemet automatisk begynde gennemsøgning af kommunens fagsystemer ved hjælp af webservices og RPA-softwarerobotter, hvorefter alle sagsakter bliver præsenteret for sagsbehandleren i et virtuelt arbejdsrum.
Ved hjælp af OCR-scanning renses akterne for følsomme personoplysninger. Efter sagsbehandlerens gennemgang dannes en samlet PDF-fil, som leveres direkte til borgerens digitale postkasse.
Familieafdelingen og Erhverv og beskæftigelse havde i 2018 tilsammen ca. 630 anmodninger om aktindsigt. De simple sager tager 30-45 minutter at behandle, mens de tunge anmodninger kan tage 20-25 timer.
 
Digitaliseringskonsulent Line Lynggaard Sørensen, projektleder på Min indsigt i Syddjurs Kommune: ”En anmodning om aktindsigt kan være en omfattende og tidskrævende proces for kommunens sagsbehandlere. Foruden kommunikationen med borgeren skal sagsbehandleren hente sagens dokumenter på tværs af systemer frem, før de gennemlæses og fremsendes til borgeren, alt sammen ved siden af de normale arbejdsopgaver. Således har digitalisering af aktindsigt givet fordele for både borgere og sagsbehandlere”.
 
Den tredje løsning er Borgerblikket
Borgerblikket tilgås via Borger.dk og her får borgeren metadata (dokumenttitler mv.) på de sager, borgeren har hos kommunen. De data, der udstilles, trækkes fra Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, som bl.a. bruges i SAPA (Sags- og Partsoverblik), der er en del af Monopolbrudsprogrammet.
Borgerblikket viser ikke alle sager fra starten. Efterhånden, som flere sagsbærende systemer kobles på Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks, synliggøres flere og flere sager på tværs af de kommunale serviceområder. Inden udgangen af 2020 skal alle kommuner udstille mindst otte sagsområder.
Sags- og Dokumentindeks er en del af den nye fælleskommunale infrastruktur, der er et resultat af Monopolbruddet.
 


 
Fakta
Borgerblikket er gjort obligatorisk for alle kommuner i forbindelse med 2020-økonomiaftalen mellem KL og regeringen. KL og Kombit planlægger løbende udvikling af løsningen for at imødekomme ønsket om en lettere og mere brugervenlig borgeradgang til egne data.
 
Syddjurs Kommune går snart i gang med at integrere ”Borgerblikket”, ”Åben Indsigt” og ”Min Indsigt”, så borgerne kan logge sig på Borger.dk med NemID, søge i Borgerblikket og tage deres søgning med videre i de to andre løsninger og få dybere aktindsigt.
 
Brugen af metadata på tværs af de tre systemer understreger potentialet i den fælleskommunale infrastruktur. I Støttesystemet Sags- og Dokumentindeks klassificeres data nemlig, så de er genkendelige og mulige at dele på tværs af de mange forskellige kommunale it-løsninger. På den måde lettes muligheden for mere helhedsorienteret sagsbehandling, og det gøres lettere at forebygge tastefejl, når borgerne ansøger og søger om indsigt.