Softwarerobotterne knokler i Nordsjælland

Softwarerobotterne knokler i Nordsjælland

To af de syv kommuner i det nordsjællandske digitaliseringssamarbejde (NDS), Helsingør og Fredensborg, har taget teten med softwarerobotter. Helsingør Kommune har opbygget en pipeline med omkring 60 processer, der er egnede kandidater til automatisering. Helsingør Kommune har 16 processer kørende. Fredensborg Kommune har ni.

De to kommuner i Nordsjælland har begge deltaget i KLs automatiseringsprojekt i 2017 og har hentet god inspiration herfra til at gå i gang med at bruge softwarerobotter i driften.

Helsingør Kommune købte og implementerede de første softwarerobotter i foråret 2018. Siden har kommunen bygget en pipeline op med omkring 60 arbejdsgange, der ligger klar til vurdering af, om det kan betale sig at automatisere arbejdsgangen ved hjælp af en robot. Det har med andre ord bredt sig langt hurtigere, end chef for Borgerservice og Digitalisering, Peter Stougaard Christensen, Helsingør Kommune havde forestillet sig, da kommunen gik i gang.

Han var tidligt ude at tage en tur med robotterne. I efteråret 2017 deltog han i KLs projekt om automatisering. KL fik lavet en rapport, der sammenlignede produkter og priser fra forskellige leverandører.

”Rapporten viste, at for to et halvt år siden var det utroligt dyrt at få kodet en RPA-robot ude i byen. Da jeg kom i gang med KLs projekt i slutningen af 2017, hørte jeg fra andre kommuner i netværket, at de havde kodet selv. Det begyndte jeg også at overveje,” siger Peter Stougaard Christensen.

 

Markedspriserne

KLs analyse af RPA-markedet i slutningen af 2017 sammenlignede markedspriserne på de teknologier, der var på markedet i 2017.

Analysen viste, at henholdsvis Process Robot fra Softomotive og Blueprism var de to billigste løsninger på markedet. Analysen viste dog også, at der var stor prisforskel mellem de to billigste, da Blueprism var ca. fem gange dyrere end Softomotive, når man sammenlignede markedspriserne.

”Softomotive stak voldsomt ud fra resten. Den kostede kun en femtedel af Blueprism. Jeg var selvfølgelig i tvivl om, når det var så meget billigere, om det også var meget dårligere. Det blev ratet lavt i uvildige undersøgelser. De andre løsninger leverede flere komponenter. Men prismæssigt lå det langt under og jeg fik en vurdering af, at softwaren kunne understøtte vores behov. Derfor gik vi i gang selv,” siger Peter Stougaard Christensen.

Andre kommuner som Gladsaxe og Odense var lykkedes med tilsvarende RPA-projekter. Helsingør Kommune byggede en case op over fire år. Den sammenlignede de to løsninger på funktionalitet og kompetencebehov. Det faldt ud til Softomotives fordel og kom frem til, at projektet fra 2019–2022 skulle give en effektiviseringsgevinst på 2 mio. kr. om året fra 2022.

”Vi indgik en aftale med Droids Agency i april 2018 om at starte op med Softomotive. Vi købte softwaren, fik hjælp til at lave et teknisk set up, en governance model, løse sikkerhedsmæssige udfordringer, samt uddanne en række medarbejdere i arbejdsgangsbeskrivelser. Det sidste om arbejdsgange kan også bruges inden for digitalisering generelt,” siger Peter Stougaard Christensen. 

Helsingør fik lavet de første robotter i slutningen af 2018. Der er ikke behov for at skabe store effektiviseringsgevinster, da investeringerne er små. ”Vi skulle lave noget, der var skalerbart. Det vil blive til mange robotter over tid,” siger Peter Stougaard Christensen. Vi har nu lavet 16 robotter, der giver en årlig besparelse på ca. kr. 250.000 fra 2020.

 

Fredensborg

Fredensborg Kommune startede for tre år siden med at kigge på softwarerobotter.

Centerchef Henrik Vendelbo, Center for Borgerservice og Digitalisering, fortæller, at kommunen kom lidt skævt fra start. ”Det er vigtigt, når man vil i gang med softwarerobotter, at de medarbejdere, hvor robotterne skal bruges, kan se en fordel i at automatisere. Ellers kan processen blive noget tung”.

Softwarerobotter kopierer de processer som mennesker laver. Hvis en faktura skal betales, gør robotten det på præcis samme måde som en medarbejder.

”Vi skal passe på med ikke at oversælge robotter. Robotten skal ikke til frokost, arbejder 24 timer i døgnet og holder ikke ferie. Men robotter går i stå. Så snart der kommer en ændring eller en opdatering i et system, risikerer vi at robotten går i stå. Så skal robotten guides i gang. Det er der medarbejdere, som skal holde øje med og træde til for at sikre driften,” siger Henrik Vendelbo.

I år har kommunens robotter skabt besparelser på en kvart million kr. Nu skal kommunen investere mere for at høste mere. Til og med 2021 investerer Fredensborg 1 mio. kr. om året med et mål om at spare 2 mio. kr. årligt.

”Der er fortsat et potentiale. Vi er en kommune med godt 40.000 indbyggere i Fredensborg. Mit budskab til andre kommuner i den størrelse er; pas på med at tro, at I kan gøre det hele selv og indfri potentialet. Det er enten for svært eller for sårbart. Vi har en medarbejder, der har programmeret ni robotter. Kommuner på vores størrelse er sårbare, hvis en enkelt medarbejder har ansvaret – og han eller hun rejser. Det gælder for os om at samarbejde med andre kommuner eller skrive kontrakt med eksterne leverandører for at kunne indfri potentialet med softwarerobotter,” siger Henrik Vendelbo. 

 

Eksempler på robotprojekter i Helsingør:
- Pension til timelønnet
- Validerer om timelønsansatte har ret til pension jf. overenskomst. Notificerer sagsbehandlere om udfaldet.
- Fordeling af børne- og straffeattester
- Sender automatisk rekvireret børne- eller straffeattest til rekvirent, når svar ermodtaget fra politiet.
- Betaling af regninger – team adm.
- Automatisk kontrol og betaling af udvalgte regninger til leverandører.
- Overførsel af passiverede opkrævningsdokumenter -> Engangsopgave
- Overfører 4000 dokumenter fra ét fagsystem til et andet i forbindelse med systemskifte.
- Nexus - opdatering af brugerrettigheder -> Engangsopgave
- Opdateret rettigheder for samtlige medarbejdere i fagsystem
- Dataoverførsel Opera - Momentum -> Engangsopgave
- Overført dokumenter fra ét fagsystem til et andet i forbindelse med systemskifte.
- Opdatering af Nexus - Hjemmeplejen - Distrikter -> Engangsopgave
- Opdaterer staminformationer for 2000 borgere i fagsystem.
- Opdatering af Nexus - Hjemmeplejen - borgerbehandlinger -> Engangsopgave
- Opdaterer staminformationer for 2000 borgere i fagsystem.
- Overførsel af lægedokumenter KMD-SAG EDH -> Momentum -> Engangsopgave
- Overført 9000 dokumenter fra ét fagsystem til et andet i forbindelse med systemskifte.