Skoleleder: ”Det er en større oprydningsopgave vi har foran os”

Skoleleder: ”Det er en større oprydningsopgave vi har foran os”

Skoleleder Erik Søgaard, Herning Kommune, er positiv over for Aula som fremtidig løsning. Den største udfordring er opgaven med at rydde op i data i Skoleintra og gøre dem køreklar til Aula. ”Det er en større oprydningsopgave, vi har foran os,” siger han.
Skoleleder Erik Søgaard, Herning Kommune, erkender, at det er en større oprydningsopgave for skolerne at sortere data i Skoleintra for at gøre skolerne klar til at tage Aula i brug ved at få de rigtige data med over i det nye system. Han forventer, at opgaven med oprydningen starter omkring juletid. Aula går i gang i løbet af foråret 2019 med uddannelse af personalet og efter sommerferien er det køreklart til forældre og elever.
”Vi ser tingene fra brugernes side, og vi stoler selvfølgelig på, når vi får at vide, at det nye system vil arbejde intuitivt. KOMBIT virkede meget velforberedt og som om, der var styr på den tekniske del af Aula. Det tegner godt. Vi fik også at vide, at vi skal have udpeget centrale personer på skolerne som kan uddannes som superbrugere på Aula systemet. Superbrugerne skal siden dele deres viden med almindelige brugere,” siger Erik Søgaard.
Skolerne fik de første informationer om implementeringsplanen for Aula i første halvdel af 2018.
 
 
”Det største problem for os som kommune vil blive datamigrationen. Den vil give os sved på panden. Vi har utrolig mange data liggende på det gamle Skoleintra. Både personfølsomme informationer, gamle referater, teammøder, alt muligt der ligger i forskellige mapper og filer. Det er et monster af information. Vi skal fastlægge en skillelinje i Skoleintra, så vi kan finde ud af, hvilke data der automatisk kan maskinoverføres til Aula og hvilke data vi skal sortere manuelt for at finde en placering for dem. Der er data i Skoleintra, som hører hjemme i andre it-systemer og som ikke skal med over i Aula. Jeg forventer oprydningen kommer til at tage lang tid.”
Som skoleleder er der mange og komplicerede beslutninger, der skal tages for at gennemføre oprydningen af data rigtigt. Der findes formentlig ikke to skoler, der har gjort det på samme måde. Men KOMBIT oplyser, at de har lavet dessiner og struktur for dette og desuden bygget et netværk af skoleledere for at de kan dele viden og erfaringer på tværs af skoler og kommuner. Alt sammen for at gøre overgangen lettere til at Aula kan gå i drift efter sommerferien 2019.
”Det er os som kommune og skole, der har ansvaret for at sortere vores data. Det er som sagt en større opgave. Vi skal først finde ud af, hvad der er nødvendigt at have med over i Aula. Det er en manuel opgave at sortere data, og det er en ledelsesopgave at prioritere og strukturere data, og endelig er der en maskinoverføringsopgave, som KOMBIT tager sig af. Men oprydningen i data er vores egen,” siger skoleleder Erik Søgaard.
Selve oprydningen af data i Skoleintra foregår i et tæt samarbejde mellem forvaltningen og skolerne. Overgangen fra Skoleintra til Aula betyder for forældrene, at der vil ske en forenkling af systemer, sådan at de fremover kan have et samlet overblik over deres børn ét sted. Dette sker dog først, når dagtilbud også er på Aula i 2020.
”Aula er et samarbejdssystem til at varetage dialogen mellem forældre og skole. Når forældrene har kunnet finde ud af bruge skoleintra til kommunikation, så kan de også finde ud af at bruge Aula. Jeg tror på Aula. Vi er vant til at få halvfærdige it-systemer, som har kostet blod sved og tårer. Sådan var det da Skoleintra blev introduceret. Men vi blev glade for Skoleintra. Det var det det samme, da vi fik Meebook som læringsplatform. Det var også hårdt. Men jeg er positiv og har et lille håb om, det bliver bedre denne gang. Det virker som om, at KOMBIT har styr på det. Jeg tror på, de leverer det, de siger de gør,” siger Erik Søgaard.
Han fortæller videre, at Herning Kommune har sagsbehandlingssystemet SBSYS, som også fungerer som arkiv for sager med personfølsomme oplysninger. Her vil personfølsomme sager om familier og elever formentlig blive placeret fremover. Det vil sige sager med personfølsomme data i Skoleintra ikke bliver taget med over i Aula.
 
Den nye skole
Erik Søgaard bliver skoleleder pr. 1. august 2019 på en helt ny skole – Lindbjergskolen. I dag er der to skoler, som ligger tæt på hinanden Gjellerupskolen og Hammerum Skole. De to fungerende skoler bliver nedlagt og fusioneret ind i den nye skole. Lindbjergskolen vil stå klar 1. januar 2020. Det vil sige fem måneder efter Aula går i drift.
Erik Søgaard forklarer, at de har valgt at sætte den nye skole op administrativt pr. 1. august 2019 – altså fem måneder før skolen tages i brug.
”Ellers ville vi risikere en masse dobbeltarbejde, hvis vi først skulle køre Aula ind på de to nuværende skoler, og så bagefter lave Aula om til én skole fem måneder senere. Så vi slår vores Aula projekt sammen med bygningen af den nye skole. Det er to fluer med et smæk,” siger Erik Søgaard,
 
 
 
 
 
FAKTA
Pilotproces skudt i gang
 
Til januar tager otte pilotskoler i fire kommuner Aula i brug. Det er Aarhus, Odder, Høje Taastrup og Gladsaxe kommuner. Skoleledelserne var for nylig samlet til videndeling og information om, hvordan Aula tages i brug. Også landets øvrige skoler kan med fordel begynde at forberede overgangen til den nye it-løsning, lyder anbefalingen fra KOMBIT.