Silkeborg og Viborg skruer ned for deres fælles ambitionsniveau

Silkeborg og Viborg skruer ned for deres fælles ambitionsniveau

I 2014 lancerede Silkeborg og Viborg kommuner efter en beslutning på direktionsniveau et forretningsstrategisk samarbejde med udgangspunkt i it og digitalisering. Efter en ny direktionsbeslutning er det nu aftalt at skrue ned for det fælles ambitionsniveau og justere samarbejdsformen.
Ambitionerne for samarbejdet mellem de to midtjyske kommuner var høje, og der har siden 2014 på mange områder været et godt og tæt samarbejde om en lang række projekter. Udfordringerne har dog også været betydelige, og et fælles direktionsmøde i november 2018 udmøntede sig i et notat fra de to kommunaldirektører Lone Lyrskov, Silkeborg Kommune, og Lasse Jakobsen, Viborg Kommune, hvori de beskrev den ”justerede arbejdsform” mellem de to kommuner.
I notatet hedder det, at trods mange ligheder mellem de to kommuner og positive elementer i samarbejdet i form af erfaringsudveksling, gensidig inspiration og flere fælles projekter, så havde der også vist sig en række forskelle inden for administrationen og den politiske organisering. Ifølge notatet havde disse forskelle været sværere at håndtere end først antaget.
Beslutningen blev derfor, at der i fremtiden ikke vil være en forpligtelse eller forventning om som udgangspunkt at søge samarbejde om konkrete projekter hos den anden kommune, men det bliver baseret rent på frivillighed, ”hvor det giver mening”, som det hedder.
Så frem for et ”eksklusivt samarbejde” primært med én anden kommune, er der fremover lagt op til samarbejde med én eller flere andre kommuner inklusive partnerskaber om udvikling af nye digitale løsninger.
 
Strategier kontra konkret implementering
It-cheferne Henrik Willumsen, Silkeborg Kommune, og Erik Sørensen, Viborg Kommune, har fra starten været drivkræfter i samarbejdet. Kit-Magasinet har løbende fulgt med i dette projekt og mødt dem for at høre deres syn på og erfaringer med samarbejdet.
”Den store vision er der ikke længere, men samarbejdet mellem de to kommuner fortsætter, bare ikke inden for en formaliseret ramme. Forløbet er jo nok et eksempel på, at man godt kan blive enige om de rigtige strategier og principper, men at der i selve implementeringen af dem kan ligge store udfordringer gemt,” siger Henrik Willumsen.
Erik Sørensen deler den opfattelse og peger på, at hvis så tæt et samarbejde skal blive en succes, vil det kræve grundlæggende organisatoriske ændringer i kommunerne.
”Vi gik ind i samarbejdet med store ambitioner og forsøgte virkelig at se, hvor tæt vi kunne komme på hinanden. På det overordnede plan var det den rigtige vej at gå, men i detaljen viste det sig jo ikke bare at være et spørgsmål om systemer og processer, men om det grundlæggende organisatoriske. Så vi har måttet erkende, at hvis vi skulle harmoniseres på systemer og arbejdsprocesser, så skulle vi også organiseres anderledes ude i fagområderne. Og der kunne man mærke, at der nærmest skulle en ny kommunalreform til, hvis det skulle ske,” siger Erik Sørensen.
Som bare ét eksempel på forskelle i organisationerne nævner Henrik Willumsen, at Viborg har fagdirektører, hvilket ikke er tilfældet i Silkeborg. Men også på det udførende niveau er der organisatoriske forskelle, der kan udgøre en udfordring i forhold til et tæt samarbejde om systemer og arbejdsgange.
Det hedder da også i notatet fra de to kommunaldirektører, at hvis samarbejdet skulle nærme sig den oprindelige vision, ville det betyde organisatoriske ændringer og/eller tilpasninger af serviceydelser. Og økonomiske fordele i forbindelse med fællesindkøb ville også være vanskelige at realisere, da kommunerne er to selvstændige juridiske enheder.
 
Erfaringerne
Konkret vil beslutningen betyde, at der fremover ikke vil være faste fælles direktionsmøder eller faste møder mellem Koncernledelsen (Silkeborg) og Strategisk Lederforum (Viborg). Den fælles digitaliseringsstrategi vil leve videre, men kun indtil den enkelte kommune har udarbejdet en ny. Det faste samarbejde mellem Henrik Willumsen og Erik Sørensen vil dog fortsætte.
”Erik og jeg fortsætter med at samarbejde, og vi mødes fast hver 14. dag. Vi har jo set effekten af at kunne sparre og samarbejde med hinanden eksempelvis om it-ressourcer, men også om alle de andre emner, hvor det er godt at have en dialog med en, der forstår kompleksiteten i det, vi arbejder med,” siger Henrik Willumsen.
Hvis Henrik Willumsen skal trække en erfaring fra forløbet, vil det være, at den frivillighed, der kom til at være præmissen for samarbejdet, ikke har været et tilstrækkeligt solidt fundament.
 
”Det oprindelige ”skal” endte reelt med at blive et ”kan”, men frivillighed kan ikke bære noget, som er så voldsomt og grundlæggende forandrende for den enkelte medarbejder. Og hvis man frivilligt skal kaste ressourcer ind i noget, hvor man ikke umiddelbart kan se udbyttet, så bliver det svært.”
Erik Sørensen er enig og tilføjer:
”Der lå implicit en forståelse af, at det skulle ”give mening”, hvis eksempelvis to fagchefer skulle sætte sig sammen og etablere et samarbejde. Og så kunne det jo på nogle områder lidt hurtigt ske, at man blev enige om, at det ikke gav mening, eller at der var nogle konkrete politiske rammer, der betød, at man ikke gik videre med et konkret samarbejde.”
For Erik Sørensen har forløbet været en meget vigtig øvebane, der reelt kom til at handle om samarbejde mellem kommuner.
”Jeg håber, at vi kan bringe den erfaring videre til andre kommuner, at vi bliver nødt til at aflægge nogle af de lokale beslutningsniveauer. Derudover har forløbet jo også sat et spørgsmålstegn ved tanken om, at man som udgangspunkt kun samarbejde med én anden kommune. Vi har jo samarbejde med andre kommuner inden for de funktionsområder eller fællesprojekter, hvor det giver mening, eksempelvis i OS2-regi,” siger han og giver følgende råd til andre kommuner:
”Det er helt rigtigt at søge det tætte samarbejde, men man skal sikre sig, at de respektive ledelser er meget tætte på hinanden og enige om ambitionsniveauet. Her er det væsentligt, at man forsøger at begribe i dybden, hvad det handler om, og ikke bare forstår det.”