Så gik Aula endelig i luften

Så gik Aula endelig i luften

Efter en forlængelse af pilotforløbet og under stor mediebevågenhed gik Aula i luften mandag i uge 43. Det medførte livlig trafik på de sociale medier, hvor forældre og medarbejdere på folkeskolerne kunne fortælle om diverse problemer, de var rendt ind i. KOMBIT kunne dog melde om en udramatisk go-live med relativt få indrapporterede fejl.

Da Kit Magasinet havde afsluttet interviewet med Jakob Volmer, projektleder for Aula hos KOMBIT, torsdag i uge 43 kl. 10 havde 764.517 elever, forældre og medarbejdere på folkeskolerne registreret sig som brugere på Aula inklusive de krævede samtykker. Mange var kommet på i løbet af testperioden, men bare fra mandag til torsdag formiddag havde 504.000 nye brugere oprettet sig på Aula.

”Overskriften for ugen må være ’stille og rolig’. Løsningen har snurret rundt uden nedbrud eller lange svartider, og brugerne kommer på i stadigt større antal. Det er faktisk gået uden problemer,” fortæller Jakob Volmer.

 

Enkeltstående problemer

De indrapporterede problemer har helt overvejede været enkeltstående tilfælde og har typisk haft baggrund i nogle meget specifikke kombinationer af enheder og software. Et eksempel er omkring 400 brugere, der ikke kunne logge på Aula-appen. Her viste det sig, at fejlen opstod på ældre Samsung-telefoner, der kører Android 7. Fejlen blev rettet med en opdatering i løbet af uge 43.

Fejl og uhensigtsmæssigheder, som var kendte allerede fra testforløbet op til uge 43, blev også indrapporteret i løbet af ugen, men der indløb også mere spektakulære fejlmeldinger, blandt andet fra en far fra Hedensted, der efter login havde adgang til data om et barn, der ikke var hans, og som ikke gik på hans barns skole. Fejlen er nu rettet og illustrerer, at der er en bred vifte af potentielle fejlkilder for en løsning som Aula, da fejl i føde-

systemerne vil blive spejlet over i Aula.

”Årsagen til den konkrete fejl var en eller anden form for fejlregistrering i det elevadministrative system, som Aula modtager data fra. Så selvom fejlen blev set af brugeren i Aula, var det som sådan ikke en Aula-fejl,” forklarer Jakob Volmer.

 

Baggrund for udsættelsen

Op til go-live i uge 43 har netop integrationerne mellem de mange administrative systemer og Aula været en af de helt store udfordringer – ud over Aula-appen, som også har kastet en del kritiske anmeldelser af sig. På integrationssiden var det særligt data fra skemasystemerne og ikke mindst vikarplanlægningsdelen, der haltede bagefter og var en af grundene til udsættelsen til uge 43.

I Skoleintra var der funktionalitet til vikarplanlægning, men ifølge Jakob Volmer har det hele tiden været en del af strategien i Brugerportals-

initiativet, at den funktionalitet fremover skulle ud at bo i skema- og

personaleløsningerne, hvor man har adgang til de relevante

lønoplysninger, skemaer, osv.

Andre årsager til udsættelsen til uge 43 var behovet for nogle kvalitetsforbedringer i Aulas brugergrænseflade, udvikling af funktionalitet til at oprette grupper på tværs af institutioner og ikke mindst en login-løsning til Aula-appen, der ikke krævede brug af en medarbejders personlige Nem-ID.

 

Hvad er ”færdig”?

Selvom der med udsættelsen til uge 43 blev mulighed for videreudvikling og fejlrettelser, var der helt op til go-live kritik af færdighedsgraden af Aula. Morten Kirk Jensen, der sidder i KOMBITs styregruppe for Aula og er skolechef i Billund Kommune, udtalte således den 11. oktober til Computerworld, at Aula maksimalt var 80 procent færdig. Jakob Volmer er som sådan ikke uenig i vurderingen, men det er ud fra en præmis om, at en løsning som Aula per definition aldrig vil kunne blive 100 procent færdig.

”Vi kører med en Minimum Viable Product-strategi, og udviklingen fortsætter jo med de ting, der ikke var strengt nødvendige for at gå i luften. Og der skal nok være omkring 20 procent tilbage. I virkeligheden er 80 procent tæt på det ideelle, da Aula arbejder på et felt, der bevæger sig hele tiden. Så hvis man forestillede sig, at løsningen blev 100 procent klar, ville det være til en virkelighed, der lå halvandet år tilbage,” siger han.

 

Nogle kommuner venter

Ti kommuner, blandt andre Køge, Mariagerfjord, Sorø og Horsens, valgte af forskellige grunde ikke at gå i luften med Aula i uge 43. Jakob Volmer understreger, at det har været den enkelte kommunes helt egen beslutning, og at det fra KOMBITs side har været vigtigt, at en beslutning om at vente skete på et oplyst grundlag.

”Vi har haft en tæt dialog med kommunerne og har fuld respekt for deres beslutning om at vente med ibrugtagningen af Aula,” siger han.

Ifølge Jakob Volmer har nogle kommuner ønsket at vente, indtil nogle af de funktionaliteter, der ligger i roadmappen, er blevet udviklet. Det drejer sig eksempelvis om noget funktionalitet i forbindelse med komme-gå-registrering og nogle udvidede muligheder for dokumentudveksling i Sikker Fildeling.

”Hvis nogle af de udestående funktionaliteter er centrale elementer i anvendelsesstrategien i den enkelte kommune og dermed burde være inkluderet i et Minimum Viable Product, så kan det naturligvis give mening at vente, til de er på plads,” siger Jakob Volmer, der også vurderer, at nogle kommuner ikke turde satse på, at de manglende integrationer til skema- og fraværssystemerne ville blive færdige til uge 43.

 

Udgift ved senere go-live

Ifølge KOMBIT vil en udsættelse af go-live betyde en ekstraudgift for de kommuner, der vælger at gøre det. Det har kommunerne fået information om, og i den forbindelse blev beløbet 250.000 kr. nævnt. Jakob Volmer understreger, at det aldrig var meningen, at det beløb skulle opfattes som præcist den udgift, som en udsættelse ville komme til at koste.

”De 250.000 kr. var det beløb, som en udsættelse af go-live muligvis og under visse omstændigheder kunne komme til at koste, men det afhænger meget af, hvordan den enkelte kommune griber det an. Skal man lave ny superbrugeruddannelse? Hvilke foranstaltninger skal KOMBIT og Netcompany sætte i værk for at kunne understøtte det? Venter man så lang tid, at man skal lave en ny datamigrering? Det er bare nogle af de spørgsmål, der skal afklares, før man kan sige mere præcist, hvad udgiften bliver,” forklarer Jakob Volmer og fortsætter:

”Udmeldingen var på ingen måde tænkt som pression over for kommunerne. Det var bare vigtigt, at kommunerne ikke troede, at en udsættelse var gratis, og de øvrige kommuner skulle være med til at dække udgiften inden for Aula-projektets budget.”

Han tilføjer, at KOMBIT har været i nærmere dialog med de berørte kommuner om de mere præcise beløb og løsningsmodeller.   

 

Ikke et ESDH-system

Jakob Volmer erkender, at i nogle tilfælde har forventningsafstemningen i forhold til Aula tilsyneladende ikke været helt på plads. For nogle kommuner er eksempelvis manglen på journaliseringsfunktionalitet været en ubehagelig overraskelse.

”Vi har helt fra starten gjort rigtig meget ud af at sige, at Aula er en kommunikationsplatform og ikke en ESDH-løsning, og det er heller ikke meningen, at den skal blive det. Der ligger så nogle optioner i Aula-kontrakten om på sigt at udvikle en integration til ESDH-løsninger, og det kommer givetvis på tale på et tidspunkt,” siger Jakob Volmer.

 

Kører hos Amazon

Aula kører i et af Amazon’s fem europæiske datacentre. KOMBIT vil af sikkerhedsmæssige grunde ikke afsløre hvilket, men vil godt afsløre, at centret i London blev valgt fra på grund af Brexit. Sikkerhedsspørgsmålet ved valget af Amazon’s cloud-løsning har blandt mange andre emner været til debat i medierne i månederne op til go-live.
 

”Jeg vil sige, at vi netop har valgt en cloud-løsning for at have en sikker løsning. For nogle kan skyen og Amazon måske lyde som lidt usikre størrelser, men en løsning i et dansk datacenter ville efter vores mening på ingen måde give en mere sikker løsning. At det er en cloud-løsning betyder også, at der alt efter belastning skaleres op og ned on-the-fly, hvilket sikrer en stabil og økonomisk fordelagtig drift uden lange svartider,” forklarer Jakob Volmer.

Der har fra forskellig side være ytret bekymringer om, at Aula fører en øget centraliseret dataopsamling om danske børn med sig. Det afviser Jakob Volmer.

”Aula leverer en samlet tilgang til data, som giver brugerne et godt overblik, men Aula samler og sammenstiller ikke data i én løsning. De fleste data ligger stadig, hvor de altid har ligget, nemlig i de bagvedliggende administrative systemer og læringsplatforme.”

 

Videreudvikling

Hvad angår udviklingen af funktionalitet i Aula har fokus i den seneste tid meget været på det helt nødvendige i forhold til go-live i uge 43. Næste fase står på videreudvikling ud fra den roadmap, der allerede ligger, ud fra input fra de referencegrupper, der er etableret i Brugerportalsinitiativ-regi, samt fra supporthenvendelser. Der vil på et tidspunkt også blive mulighed for løbende online ”afstemning” blandt kommunerne om, hvilke udviklingsaktiviteter, der er vigtigst.

”Der er selvfølgelig flere lag i denne proces. Det er også et spørgsmål om udgiften ved nyudviklingen, og her vil vi fra KOMBITs side stille business cases op, så man kan se, hvor vi får mest forretningsværdi for pengene. I sidste ende er det så op til den kommunale styregruppe at prioritere ud fra vores indstilling,” siger Jakob Volmer.

 

Fakta Aula
- Aula er en kommunikationsplatform til folkeskoler, SFO’er og dagtilbud og indeholder de mest nødvendige funktioner til at understøtte dialogen mellem skole, børn og forældre.
- Aula er den samlede indgang til andre af skolens systemer, f.eks. læringsplatforme og skemaplanlægningssystemer. Det er den enkelte kommune eller institution, der selv bestemmer, hvilke andre systemer der skal vises i deres udgave af Aula.
- Udviklingen af Aula er en del af en aftale indgået mellem KL og regeringen i 2014 - det såkaldte “Brugerportalsinitiativ” (BPI).
- Aula er udviklet i et samarbejde mellem KOMBIT, KL og Netcompany.
- Aula vil få over 2 mio. brugere, der kun skal bruge ét login for at få adgang til en række digitale værktøjer.
- Aula blev taget i brug på hovedparten af landets folkeskoler i uge 43, 2019.
- I 2020 bliver Aula også taget i brug i dagtilbud i 97 af landets kommuner.
- Aula kommer til at koste op imod 400 mio. kroner inklusiv udvikling, drift og videreudvikling i hele kontraktens levetid på 8 år.