Rodeotyren skifter navn til Platformen Arena

Rodeotyren skifter navn til Platformen Arena

KOMBIT vil efter sommerferien gennemføre et fælleskommunalt udbud for en digital platform til ansøgninger om tilladelser og bevillinger i forbindelse med byfester, torvedage, cirkustelte eller en elektrisk rodeotyr, hvis der er tilstrækkelig kommunal opbakning.
Det kræver op til 39 tilladelser og bevillinger fra det offentlige, når en person, virksomhed eller en handelsforening gerne vil arrangere en byfest eller sætte et cirkustelt op eller en elektrisk rodeotyr på en offentlig eller privat grund. Sagsbehandlingstiden kan tage op til mellem seks og 12 måneder afhængigt af arrangementet. Det vil KOMBIT og de deltagende kommuner nu råde bod på ved at gennemføre et fælleskommunalt EU-udbud for en digital platform, der skal benyttes til at indhente disse tilladelser og bevillinger. Både for at forkorte sagsbehandlingstiden for ansøgerne og effektivisere arbejdet for de kommunalt ansatte ved at digitalisere arbejdsgangene mellem myndighederne.
Arbejdet med at indhente tilladelserne på vegne af ansøgeren udføres i mange tilfælde af kommunalt ansatte. Og det er ikke bare lige til, da tilladelserne fra en myndighed til en anden typisk sker enkeltvist. Det omsiggribende papirarbejde har udviklet sig til en papirtiger, der blandt kommuner og kommunalt ansatte har fået kælenavnet rodeotyren.
KOMBIT har i samarbejdet med Haderslev Kommune, politi, Brand & Redning Sønderjylland udviklet en prototype på en tilladelses- og bevillingsplatform. Prototypen er blevet så godt modtaget, at KOMBIT nu er ved at forberede et fælleskommunalt udbud om en ”tilladelsesplatform”, hvor de mange arbejdsgange skal digitaliseres. Det viser sig, at uanset begivenhed og årstid, så er der utrolig meget papirarbejde, der er det samme fra gang til gang. KOMBIT fortæller også, at projektet officielt skifter navn fra kælenavnet ”rodeotyren” til ”Platformen Arena”. Hele formålet med den nye tilladelsesplatform er, at de, som gerne vil afholde arrangementet, kun skal søge ét sted og én gang.
Det er KOMBITs enhed for marked og innovation, der har ansvaret for at gennemføre udbuddet. Den opfordrer kommunerne til at melde sig ind under fanerne for at få så mange kommuner med i initiativet som muligt.
”Vores ambition er at være i luften med en løsning ved udgangen af 2019. Det er en løsning, der har et stort potentiale, da alle 98 kommuner hen over året afholder masser af arrangementer i deres kommune. Vores målsætning er at få tilslutning fra 50-60 kommuner, inden vi går i udbud for at sikre den nødvendige opbakning til en digital platform. Ved at få en ny tilladelsesplatform løser vi også et andet problem, da der er en betydelig stigning i antallet af arrangementer, som ikke bliver anmeldt. Så der er et ønske fra politisk hold i kommunerne om at få legaliseret markedet for arrangementer, samtidig med at der bliver luget ud i de sorte arrangementer,” siger markeds- og innovationschef, Inge Speiermann-Vognsen, KOMBIT. 
Business casen for den nye tilladelsesplatform bygger på en borger, der søger om tilladelse til at afholde et arrangement for første gang.
”Det er en relativ kompleks problemstilling. Det er kommunen, der sørger for at indsamle de nødvendige tilladelser på borgerens vegne hos myndighederne. Arrangementet foregår som regel på kommunens arealer, på en offentlig vej eller en offentlig plads. Hvis der er mere end 500 deltagere til arrangementet, er det de samme regler, som gælder, uanset om det en privat eller offentlig grund. Der er flere kommuner, der er opmærksomme på de problemer, der er omkring at få de nødvendige tilladelser til disse arrangementer,” siger Inge Speiermann-Vognsen.
 
Kommunal opbakning
I februar i år præsenterede KOMBIT en brugervendt prototype for 14 kommuner i Sønderjylland. Prototypen var udviklet i samarbejde med IBM’s Garage, der er IBM’s kunde- og innovationscenter, som hjælper kunderne med den digitale omstilling. Præsentationen skete for at finde ud af, om der var kommunal opbakning til at gå videre med projektet.
Forretningsudvikler Mikkel Ebbesen, KOMBIT: ”Der var fuld opbakning fra de 14 kommuner. De syntes ikke, vi skulle lave et pilotprojekt, men gå direkte efter en løsning. Vi ramte lige ned i et behov, der findes i mange kommuner. Derfor er vi gået i gang med at søge yderligere kommunal opbakning og gennemføre et EU-udbud til en tilladelsesplatform,” siger Mikkel Ebbesen.
 
 
Massivt pres
Kommunerne oplever et massivt pres på ansøgninger på ledig plads og tid til arrangementer. Og kommunerne sender den presbal videre til interesseorganisationer og myndigheder, som politi og beredskaber. 
Inge Speiermann-Vognsen: ”Der er momentum på denne problemstilling. Et er papir-
arbejdet om selve arrangementet. Noget andet er det markedsbestemte. Mange kommuner afholder koncerter, halvmarathon m.m. Det betyder, at der kommer et ryk ind af nye mennesker til byen i forbindelse med de arrangementer. Det betyder større omsætning til forretningerne i gågaden. Derfor er kommuner og handelsforeninger meget optagede af at gøre det nemmere at gennemføre lovmedholdelige arrangementer, fordi det er også branding og øget omsætning for kommunen”.
KOMBIT arbejder lige nu på at få så mange positive tilkendegivelser fra kommunerne til at være med. Ambitionen er at få systemet i drift inden årets udgang.
Mikkel Ebbesen: ”Vi tænker at ville gå efter en platformsløsning, hvor det er  muligt at integrere  platformen med andre eksterne løsninger. Vi vil gerne åbne et marked for mindre leverandører ved, at der kan integreres til deres løsninger. Vi skal ikke udvikle et nyt monopolsystem. Er der velfungerende løsninger, f.eks. betalingsløsninger skal de kunne klikkes ind på platformen. Vi taler om en MVP (Minimum Viable Product red.), der kan vokse i takt med, der kommer flere kommuner på.”   
 
 
 
 
 
 
Ydelsesudbetaling
Et andet projekt fra KOMBITs enhed for marked og innovation er om ydelsesudbetalinger.
Det er en digital løsning for ikke-digitale borgere.
KOMBIT har i samarbejde med Københavns Kommune indkøbt en løsning fra Mjølner Informatics. Løsningen er netop gået i drift, men skal køre over tre måneder, før de første erfaringer kan evalueres. Efter sommerferien vil kommunen og KOMBIT have data om dette.   
Mange borgere, som får kontanthjælp fra det offentlige, er ikke digitale. Kommunerne oplever en markant stigning i telefoniske eller personlige henvendelser kort før ydelserne udbetales. Selv om både beløb og udbetalingsdag er tilgængeligt på Borger.dk, vælger borgerne at kontakte sagsbehandlerne. Der er nu udviklet en løsning, hvor borgeren får informationer om ydelsen gennem Nem SMS. Det giver bedre borgerbetjening og bedre udnyttelse af de administrative ressourcer i kommunerne.