Robotterne rykker ind i driften hos Statens Administration

Robotterne rykker ind i driften hos Statens Administration

7.500 timer. Så mange timers arbejde har softwarerobotterne overtaget inden for administrative processer i Statens Administration i 2018. Softwarerobotterme udfører arbejde inden for løn- og regnskab for i alt 55.000 ansatte i statslige myndigheder. Robotterne har i 2018 udført arbejde, der svarer til 7.500 timer, som det administrative personale i Statens Administration ellers skulle have gjort.
Da KIT-magasinet for et år siden talte med Statens Administration om deres implementering af RPA-robotter var det med en målsætning om at automatisere processer ”op til 10.000 timers arbejde”. Denne målsætning er siden ændret til 8000 timers arbejde.  Men i stedet har de effektiviseret for 7.500 timer.
Direktør Trolle Klitgård Andersen, Statens Administration, forklarer: ”Den robotplatform, vi har skullet bygge op i samarbejde med Statens IT, har taget længere tid, end vi har forventet. Vi har brugt en hel del tid på at opbygge robotplatformen, som er helt afgørende for driften. Vi har nået at få 18 robotter ind i driften. Men de sidste fire robotter kom så sent ind i driften i 2018, at vi ikke har opnået effekten af dem i regnskabsåret 2018. Derfor nåede vi ikke de 8.000 timer i effektiviseringer i 2018, men vi er i stedet landet på 7.500 timer.”
Han understreger, at i 2019 skal effektiviseringerne samlet set løbe op i 20.000 timer. ”Så vores mål er at effektivisere med 12.500 timer i løbet af 2019. Så vi når 20.000 timer over to år”.
Automatiseringerne omfatter udvalgte løn- og regnskabsprocesser. Der er i alt seks medarbejdere, der arbejder med robotter i Statens Administration.
 
Fra udvikling til drift
Det er, ifølge direktøren for Statens Administration, ikke noget problem at købe en udviklingslicens til en softwarerobot og automatisere en enkelt proces, som kan køre på en pc. Det kan ske på en uge eller to.
”Udfordringen er, når det skal skaleres op. Så kan vi ikke køre det på en enkeltstående pc. Vi er nødt til at skalere det op på en robotplatform. Vi har implementeret en overrobot, en slags robotbestyrer, som tager sig af driften af de andre robotter, som vi har udviklet inden for de enkelte processer. Den platform er der, så vidt jeg ved, ikke mange som har fået op at køre”, siger Trolle Klitgård Andersen.
Han fortæller, at erfaringerne med at igangsætte driftsmiljøet for softwarerobotter betyder, at Statens Administration i samarbejde med Statens IT nu tilbyder at udvikle og drive robotter for andre statslige styrelser.
”Vi er lige nu i dialog med en række andre statslige myndigheder om at tage robotter i anvendelse. Vores mål er at lave en slags robotbank, som vedligeholder en række standardkomponenter. De komponenter kan genbruges af andre statslige myndigheder og det vil give os store fordele i udviklings- og driftsfasen.”
”Vi er i gang med at lave business cases i dialog med andre statslige institutioner. Det er fint at udvikle softwarerobotter, men i driften sker der hele tiden opgraderinger af systemer, som forandrer driftsmiljøet. Det stiller nye krav til robotterne i driften om test og tilretninger. Derfor bliver du som organisation eller som ejer af en softwarerobot hele tiden udfordret, da robotten er en virtuel medarbejder, der udfører det monotone arbejde på vegne af medarbejderne. Derfor har vi igangsat en hel governance om styring af robotterne i driften. Det fylder meget for os. Og det kommer formentlig til at fylde endnu mere, da vi er interesserede i, at robotterne overtager mere af det monotone arbejde,” siger Trolle Klitgård Andersen.
 
   

FAKTA
Statens Administration varetager bogholderi, lønregnskaber, regnskaber og faktureringer for 160 statslige institutioner, og har sparet 7.500 timer i 2018 i administrative rutiner ved hjælp af robotter.
-Robotterne behandler 500 barselsrefusioner månedligt
-Robotterne har uploadet 17.000 rapporter til regnskabserklæringen i 2018
-Robotterne har  indlæst 80.000 valutakurser årligt
”Robotterne er ikke indført som spareøvelse, som betyder afskedigelse af medarbejdere. De overtager den del af arbejdet, som ikke er spændende og samtidigt løfter de kvaliteten i arbejdet,” siger direktør Trolle Klitgaard Andersen.
Hvis hver eneste time, som robotterne har sparet Statens Administration for, sættes til 400 kr. i snit har virksomheden sparet 3 mio. kr. i 2018.
 

 
FAKTA
Det har været noget af en RPA-rejse Statens Administration har været på. I løbet af to år er den statslige virksomhed gået fra indkøb af et par udviklingslicenser og et par bærbare pc´er til udviklingen af en robotplatform med 20 softwarerobotter i driften. I dag har man en operating model og governance for udvikling og drift af robotter i et stabilt driftsmiljø. Aftalen om leveringen af denne platform er sket i samarbejde med Statens IT
 
 
 
FAKTA
Statens Administration udvælger en proces og finder ud af, hvilke dele af den, der kan automatiseres. Robotterne giver mening, når den samme proces gentages igen og igen. Dermed kan der opnås stordriftsfordele i produktionen. Da Statens Administration har 160 statslige institutioner, der bruger de samme processer i løn og regnskab, kan robotterne med stor fordel overtage dette arbejde. Når robotterne så finder en fejl, bliver medarbejderne gjort opmærksomme på den af robotterne.