Robotter overtager arbejde i Statens Administration på op til 10.000 timer

Robotter overtager arbejde i Statens Administration på op til 10.000 timer

Statens Administration, der kører bogholderi, lønregnskaber, regnskaber og faktureringer for 160 statslige institutioner, forventer at spare mellem 8.000 og 10.000 timer i 2018 i administrative rutiner ved hjælp af robotter.
Statens Administration har i 2017 fastlagt metoder og skabeloner til processer og testet automatisering ved hjælp af RPA-softwarerobotter. Men i 2018 vil Statens Administration nu køre softwarerobotter ind i driften. Der er store effektiviseringer at hente. Direktør Trolle Klitgård Andersen, Statens Administration, forventer at robotterne overtager mellem 8.000 og 10.000 timers rutinearbejde fra de ansatte. 
”Når vi indfører robotter, er det ikke ment som en spareøvelse, hvor vi skal i gang med at afskedige medarbejdere. Robotterne overtager administrativt rutinearbejde, som medarbejderne ikke synes er spændende, og når robotterne samtidig kan øge kvaliteten i dette arbejde, er det helt naturligt at bruge dem i driften,” siger direktør Trolle Klitgård Andersen, Statens Administration.
Hvis hver eneste sparet time i Statens Administration sættes til 400 kr. i gennemsnit – leverer robotterne effektiviseringer for mellem 3,2 mio. kr. og 4 mio. kr. i 2018. Medarbejderne, som derved får fjernet rutinearbejdet, kan så i stedet for bruge deres tid på at gå i bund med de fundne fejl og løfte kvaliteten af den leverede ydelse. 
”Vi vælger en proces ud og gennemgår den og finder ud af, hvilke dele af den, der kan automatiseres. Vi gør det på områder, hvor vi udfører den samme proces igen og igen. Vi kan så bruge robotten til at opnå stordriftsfordele i produktionen. Eksempelvis ved en månedsafslutning, hvor vi skal afstemme posteringer mellem debitormodul og kreditormodul. Det er den samme proces, vi gennemfører 220 gange om måneden i regnskabsdatabaser for de 160 institutioner. Robotterne overtager dette arbejde. Når robotten så finder en fejl bliver medarbejderne gjort opmærksomme på den,” siger Trolle Klitgård Andersen.
Udover at medarbejderne ikke synes at de opgaver er specielt interessante, kan robotterne gøre det hurtigere og i en højere kvalitet.

Proof of Concept
Statens Administration udarbejdede et Proof of Concept for robotter i 2015. I 2017 indgik de et strategisk samarbejde med Statens IT om etablering af Center of Excellence.
Statens Administration vurderer, at der i alt er 150 processer, som helt eller delvist kan automatiseres. Foreløbig er der automatiseret 14 processer. Der er med andre ord potentiale for mere.
En af erfaringerne fra pilotprojekterne i 2017 viste, at det en medarbejder brugte 25 minutter på, kunne robotten udføre på fire minutter.
Statens Administration bruger UiPath som programmeringssprog til RPA-robotterne. Det gør Københavns Kommune, Aarhus Kommune, Nykredit og en række statslige organisationer i Sverige og Norge samt en række andre store koncerner også. De har dannet en dansk erfaringsgruppe, hvor de deler viden og erfaringer på området.
”Det er på ingen måde omkostningstungt at indføre robotter. Det kan være komplekst, men man skal ikke lade sig afskrække på forhånd af omkostningerne. Vi er startet med rimeligt simple processer. Man skal definere sin proces, roller og governance, så organisationen har en ordentlig styring ved indførslen af robotter i driften. Vi gør det, at vi finder en proces og giver den en omgang Lean, inden vi automatiserer.  Det giver ikke mening at sætte robotter til at automatisere en proces som ikke i forvejen er effektiv,” siger Trolle Klitgård.
Statens Administration har ansat tre programmører til at udvikle RPA-software.
 
Valutakurser
Et af de nye robotprojekter Statens Administration sætter i søen i første kvartal 2018 er upload af valutakurser. Virksomheden uploader dagligt valutakurser fra Nationalbanken og distribuerer dem til de 160 statsinstitutioner. Det koster en medarbejder 3½timer dagligt at løse den opgave gennem Navision Stat. Det vil man nu automatisere så det fremover bliver udført af en robot.
”Når en proces er velkendt og den repeteres et antal gange hver måned, så er det efter min opfattelse velegnet til at blive overtaget af en robot. I løbet af første kvartal sætter vi det i drift inden for valutakurser. Vi forventer at bruge under to arbejdsuger på at udvikle softwaren,” siger Trolle Klitgård Andersen.
Statens Administration vurderer at omkring en tredjedel af alle opgaver er administrative rutineopgaver og derfor er mulige at automatisere ved hjælp af robotter.


Statens Administration er et administrativt servicecenter for statslige institutioner og blev oprettet i 2011. Virksomheden har 240 ansatte og ligger i Hjørring. Der er 160 institutioner, der er kunder.
De udfører
- 55.000 månedlige lønudbetalinger
- 980.000 købsfakturaer
- 763.000 salgsfakturaer
- 122.000 rejseafregninger