Rigsarkivet fører tilsyn med kommunernes digitale arkiver

Rigsarkivet fører tilsyn med kommunernes digitale arkiver

Rigsarkivet fører tilsyn med kommunernes opbevaring af digitale arkiver og dokumenter cirka hvert femte år. ”Arkiveringen er væsentlig, da kommunernes arkiver dokumenterer kommunernes aktiviteter. Arkiverne er en del af danskernes fælles skriftlige hukommelse,” siger områdeleder Mette Hall-Andersen, Rigsarkivet.
Formålet med Rigsarkivets tilsyn af kommunerne er at sikre, at data fra relevante it-systemer bliver arkiveret. De er de originale kilder i lokalsamfundet – både i tekst, tal og billeder.
”Kommunerne er generelt gode til at sikre, at it-systemer med bevaringspligtige data og dokumenter ikke bliver slettet inden arkivering. Efter Rigsarkivets kommunetilsyn i 2015-16 anbefalede vi, at kommunerne skal have en arkiveringsstrategi, dvs. en plan for hvordan kommunen vil håndtere sine bevaringspligtige papirarkiver og it-systemer. Arkiveringsstrategien bør desuden forankres i kommunens ledelse, som kan sikre de fornødne økonomiske, og personalemæssige ressourcer. Kommunen bør også sikre løbende opdatering af it-systemerne og overholdelse af arkiveringsplanen for systemerne,” siger Mette Hall-Andersen.
 
Fire tilsyn
Rigsarkivet har gennemført fire tilsyn siden årtusindskiftet. Det første tilsyn kom forud for Kommunalreformen i 2007. Her skulle kommunerne oplyse, hvad der skulle ske med deres it-systemer, når kommunerne blev lagt sammen.
Det andet kommunetilsyn blev gennemført i 2008 med de nye kommuner. Dette tilsyn skulle afdække Kommunalreformens konsekvenser for arkiverne i de enkelte kommuner og fulgte således op på tilsynet før kommunalreformen.
Det tredje kommunetilsyn blev gennemført i 2010-11 og skulle sikre:
1) at alle kommuner havde valgt et offentligt arkiv at aflevere bevaringspligtige data til.
2) at afleveringsmodne data fra enkeltkommunale systemer blev afleveret til et offentligt arkiv.
Det fjerde kommunetilsyn blev gennemført i 2015-16. Formålet var at følge op på tidligere tilsyn og afklare, om alle relevante it-systemer bliver arkiveret. Endvidere skulle tilsynet indsamle oplysninger om nye it-systemer til at finde ud af, hvad der skal bevares og kasseres i kommunerne.
”Rigsarkivets tilsyn, vores løbende fokus på vejledning samt en opfølgende indsats efter hvert tilsyn har medvirket til, at aflevering er blevet en naturlig opgave hos langt de fleste kommuner. GDPR har også givet nyt fokus på arkivering, da data skal arkiveres inden de slettes i it-systemerne. Samlet set betyder det, at der er fokus på at aflevere data og dokumenter med regelmæssige mellemrum med henblik på, at sikre dem for eftertiden.”
”Det er Rigsarkivets opfattelse, at data generelt set bliver afleveret i den fornødne kvalitet. Vi har vedvarende indsatser der skal medvirke til at effektivisere den offentlige forvaltning ved at sætte fokus på god dokumentation. God dokumentation sker blandt andet via retningslinjer for journalisering, overvågning af fællesdrev samt udarbejdelse af arkiveringsplaner,” siger Mette Hall-Andersen.