OS2KITOS bruges nu af 68 kommuner

OS2KITOS bruges nu af 68 kommuner

OS2 fællesskabet har opnået en vaskeægte succes med det åbne system OS2KITOS, som nu bruges af 68 kommuner. OS2KITOS sekretariatsleder Brian Andersen, Roskilde Kommune, siger, at det er blevet langt større, end han havde turdet håbe på.
Styregruppen i OS2KITOS (Kommunernes IT-Overblikssystem) gennemfører et nyt udbud ved årsskiftet og vil finde en leveran- dør til at udvikle en Version 2 af systemet. Systemet har på kort tid opnået en anselig udbredelse på 68 kommuner, og er helt klart det mest anvendte OS2-system. Det var slet ikke tænkt i den størrelsesorden fra starten af.
”Projektet har i sagens natur ikke afsat de ressourcer til   at starte med, som vi ville gøre, hvis vi havde vidst, at produktet skulle bruges af så mange kommuner. Vi er nu 68 kommuner, som benytter en fælles løsning, og derfor er der, siden vi gik i luften, også blevet et stigende behov for udvikling og  vedligeholdelse.
Derfor har det også været vigtigt at få lavet en forretningsmodel for projektet, hvilket bl.a. betyder, at vi nu har mulighed for at gå i udbud med henblik på at få modnet og kvalitetssikret løsningen
- og vi forventer også at outsource driften af OS2KITOS,” siger Brian Andersen.
Det hele begyndte i 2013, hvor Roskilde, Sorø og Ringsted fandt på ideen, og Syddjurs og Ballerup Kommuner bidrog med en mindre pose penge.
Inden KITOS-tiden sad den enkelte it-chef og tastede viden om kommunens it-systemer ind i et regneark. Derfor tænkte Brian Andersen, at det ville være smart at bygge et system, der kunne
bruges af andre kommuner, så de på den måde kunne få et fælles ”katalog”. It-cheferne skulle ikke opdatere det hver for sig, og samtidig ville det betyde, at it-cheferne ville kunne se hvilke løsninger, der bliver brugt i de andre kommuner, og på den måde dele og genbruge værdifulde data.
Efter salget af KMD er kommunerne i gang med at overtage ejerskabet af it-systemer, og OS2KITOS er et værktøj til at give it-afdelingen et samlet overblik over it-porteføljen i den enkelte kommune. OS2KITOS er et Open Source system, der grundlæg- gende handler om, at kommunerne går ind og påtager sig et ansvar for at hjemtage ejerskabet til at sikre den digitale under- støttelse af kommunens opgaver.
”Vi kunne godt se behovet for et system, da den fælleskommu- nale digitaliseringsstrategi blev lanceret i 2011. Med ét slag kom der ca. 40 nye projekter til hver eneste kommune. Samtidig satte Digitaliseringsstyrelsen en national dagsorden for den kommuna- le digitalisering. I starten udviklede vi til eget brug, men tænkte, at det kunne være et relevant værktøj for andre kommuner også. Monopolbruddet fra KOMBIT blev kort efter mere presserende for os alle sammen, og det har for alvor sat gang i udbredelsen ” siger Brian Andersen.

Fælles dagsorden
Resten er historie, som det hedder på nudansk. Når OS2KITOS nu har nået en udbredelse til 68 kommuner, vil kommunerne kunne koordinere projekter og indkøb og i det hele taget have en fælles tilgang til markedet. Derfor er det også oplagt, at OS2KITOS bliver et vigtigt værktøj til at understøtte de mange kommunale samarbejder og fællesskaber, som er ved at blive etableret i øjeblikket.
”Da KMD var ejet af kommunerne, udviklede kommunerne ikke de værktøjer, det fælles sprog, metoder og skabeloner og den governance til at have et overblik over vores it-systemlandskab. Nu hvor vi selv skal til at løfte opgaven med at sikre omkost- ningseffektiv, forretningsunderstøttende og sammenhængende it på tværs af hele vores portefølje, skal vi også hjemtage den
forretningsmæssige og systemmæssige viden. Den skal ikke ligge hos en leverandør. OS2KITOS er et værktøj til at sikre denne hjemtagelse af viden – både i den enkelte kommune og på tværs af det kommunale IT marked,” siger Brian Andersen.
 
Består af fire moduler
OS2KITOS er et værktøj, der består af fire moduler og som understøtter den lokale digitale modningsproces. Det består af Organisation, Projekt, System og Kontrakt.
”Den enkelte kommune behøver ikke at bruge alle fire moduler, men kan plukke i dem. En kommune kan f.eks. bruge systemet til at holde styr på, hvilke systemer kommunen bruger og de kontrakter, som er tilknyttet dem,” siger Brian Andersen.
”Ved at modne vores styring af den samlede IT portefølje ledelsesmæssigt, kompetencemæssigt og kontraktmæssigt vil vi i kommunerne være med til at tage ansvar for hjemtagelsen af den forretningsmæssige del af ejerskabet. Vi skal have bedre overblik og viden om hele vores it-portefølje. Vi skal vide, hvilke systemer vi har og hvilke sammenhænge de indgår i. Hvilke snitflader og data de benytter, og i hvilken grad de har sammenhæng  til den fælleskommunale rammearkitektur. Derudover skal vi blive bedre til at vide, hvem der har ansvar for dem, hvor de anvendes og hvilke opgaver, de understøtter. Hvilke aftaler og vilkår dejer købt på, og hvornår vi skal i udbud med dem, og hvordan vi griber anskaffelses- og udfasningsprojekterne an,” siger Brian Andersen.
Kommunerne betaler 2.500 kr. om måneden for at være med i OS2KITOS. Brian Andersen siger, at der ikke vil komme prisstigninger selvom man går i udbud med en version 2 af OS2KITOS.