ØS Indsigt udbud går om efter klage

ØS Indsigt udbud går om efter klage

Langt inde i maven på EU-udbudsteksten til økonomisystemet ØS Indsigt var der en tilkendegivelse af, at databasen skulle være MySQL, som er Open Source software. Det har leverandøren EG klaget over til klagenævnet for EU-udbud. Ejerkredsen bag ØS Indsigt har nu annulleret udbuddet – og sender økonomisystemet i et nyt offentligt EU-udbud den 29. august.

”Det er en ommer,” siger bestyrelsesformand i ØS Indsigt, Martin Sort Mikkelsen, Hjørring Kommune, som kommentar til, at ejerkredsen bag ØS Indsigt har måttet annullere sit udbud om et nyt økonomisystem efter en klage fra leverandøren EG.

Ejerkredsen består af 10 kommuner og to regioner. Det er drevet som forening, der i fællesskab ejer kildekoden til it-systemet ØS Indsigt.  Ejerkredsen gik i ”EU-udbud efter forhandling” i foråret 2018. Udbuddet var delt op i to som led i en flerleverandørstrategi. Et udbud om server- og databasedriften. Et andet udbud om udvikling og vedligeholdelse af applikationen. Udbuddet har haft som hovedfokus at forbedre konkurrencesituationen og påbegynde en modernisering, som betyder anvendelse af Open Source for bedre at opfylde ejerkredsens forretningsbehov. Gennem en markedsdialog blev det besluttet at lave de to udbud.

Martin Sort Mikkelsen: ”Vi gennemførte et udbud efter forhandling med de tre virksomheder, der bød på opgaven. Det flyttede sig i den rigtige retning både med hensyn til priser og kvalitet i løbet af perioden. Så langt så godt. Det var en god erfaring for foreningen. Desværre klagede det ene firma over ordlyden i EU-udbuddet, og vi har efter denne klage valgt at annullere udbuddet og gennemføre et nyt udbud”.

 

Tre tilbud på bordet

Der var tre tilbud på bordet. EG og CGI bød på begge kontrakter – det vil sige serverdrift og applikationsvedligehold og udvikling. Det tredje firma Miracle bød på applikationskontrakten, som de vandt. EG vandt kontrakten for serverdrift, men klagede over ordlyden i applikationskontrakten til Klagenævnet for EU-udbud.

Når et udbud er afgjort, er der efterfølgende en ”stand still” periode, hvor firmaerne, som har deltaget i udbuddet, har mulighed for at indsende en klage til Klagenævnet for Udbud. Det var præcis det der skete, da der i udbuddet for applikationsudvikling – og vedligehold var nævnt anvendelsen af MySQL som database i serverdriften. Hvis der nu havde været tilføjet ”MySQL eller lignende”, havde delkendelsen muligvis været til fordel for ejerkredsen. Til gengæld havde det ikke været muligt at afvikle de to udbud samtidigt.  MySQL bliver i delkendelsen opfattet som et fabrikat, selvom det er Open Source som udarbejdes i et fællesskab.

”Det er klart, at klagen rammer os. Vi mente, at vi havde en god sag og var parate til at føre den til ende. Der kommer en delkendelse fra Klagenævnet, som går os imod og vi får at vide, at vi risikerer at skulle annullere kontrakten. Da bliver vi reelt slået tilbage til start. Så i stedet for at føre en klagesag, besluttede vi at annullere udbuddet og så gennemføre et nyt udbud. Vores hovedopgave som forening er at levere et økonomisystem til foreningens medlemmer og brugerne i kommunerne. Vi mener at genudbuddet er den hurtigste vej for os til at få en ny aftale om et økonomisystem,” siger Martin Sort Mikkelsen.

De to konsulentvirksomheder Optimum IT og Tolstrup & Hvilsted har rådgivet ejerkredsen bag ØS Indsigt. Ejerkredsen har valgt de samme konsulentvirksomheder til at støtte dem i genudbuddet.

”Med to kontrakter, som det ville have været i det annullerede udbud, skabes der et behov for koordination af teknologivalg mellem de to aftaler. Derfor har den ene leverandør klaget over, at vi som et led i en modernisering har valgt en Open Source strategi og nævnt MySQL. Dét, vi gør nu, er, at vi gennemfører det nye udbud som et offentligt EU-udbud. I stedet for at have to aftaler, går vi nu i offentligt udbud med én kontrakt til én leverandør. På den måde kommer vi udenom koordinationsbehovet mellem flere leverandører, men må så opgive flerleverandørstrategien. Desuden har vi fået så meget information i forløbet med det annullerede udbud, at vi ikke gennemfører det nye udbud som et udbud efter forhandling,” siger Martin Sort Mikkelsen.

Til det offentlige EU-udbud uden forhandling, spiller tidsfaktoren også ind for foreningen. 

I det annullerede udbud var der udover de 12 ejere af ØS Indsigt, 17 kommuner med som passive medlemmer. De er med på sidelinjen i udbuddet, og kan siden blive aktive medlemmer og bruge ØS Indsigt.  

I det nye udbud i slutningen af august skal de 17 kommuner, der er passive medlemmer, gentegne deres medlemskab, hvis de ønsker at være med i det nye udbud. Martin Sort Mikkelsen har skrevet rundt til kommunerne og håber at få mindst lige så mange kommuner med i det nye udbud.

Foreningen har overordnet set samme struktur som Brugerklubben SBSYS og der er sammenfald i medlemskredsen.

                

 

Ejerkredsen:

Regioner:
Region Midtjylland, Region Nordjylland

Kommuner:
Gladsaxe, Herning, Hjørring, Holstebro, Hørsholm, Ikast-Brande, Jammerbrugt, Odense, Svendborg, Vejle