Odder Kommune melder positivt ud om Aula

Odder Kommune melder positivt ud om Aula

Odder Kommune er en af fire pilotkommuner på implementeringen af Aula, den nye kommunikationsplatform for skoler, SFO’er og dagtilbud. De første erfaringer med brugen er positive, og forberedelserne til datamigreringen og arbejdet med konkrete opsætninger skrider godt frem.
Vestskolen i Odder er sammen med Parkvejens Skole, begge pilotskoler for Aula.
”Vi var ikke i tvivl, om vi skulle svare ja, da vi blev spurgt om at deltage i Aula som pilotkommune. Dels kan vi blive holdt lidt mere i hånden i starten, dels kan vi bidrage med sparring og input til løsningen,” fortæller Erik Mønster, skoleleder på Vestskolen.
Pernille Madsen er pædagogisk leder i Indskoling & SFO på Vestskolen og derudover projektleder på Aula-projektet. Odder fik i november måned 2018 som den første kommune adgang til Aula, og Pernille Madsen er klar med en overskrift på de første erfaringer:
”I forhold til SkoleIntra er brugervenlighed det ord, jeg helt overordnet vil beskrive Aula med. Løsningen er nemt tilgængelig og intuitiv at arbejde med, og implementeringen er skredet godt frem.”
De sidste superbrugere samt medarbejderne i administrationen er for nyligt blevet uddannet i brugen af Aula. Ifølge planen vil Aula blive taget i brug af alle medarbejdere på de to skoler i løbet af foråret, og ved skolestart efter sommerferien kommer forældre og elever på.
For at vænne forældrene til at anvende Uni-login, har man valgt at gøre det til den eneste mulighed for at logge på SkoleIntra fra marts måned.
 
Det forberedende arbejde
Pernille Madsen og projektgruppen er godt i gang med de forberedende opgaver, der er beskrevet i KOMBIT-dokumentet ”Aula Udrulning”, og som, ifølge Pernille Madsen, har fungeret fint som tjekliste.
”Vi har fået sat de relevante roller og rettigheder op, for eksempel i forhold til hvilke brugere, der må oprette grupper til postlister, og hvem der kan kommunikere med hvem.”
Derudover har man arbejdet med at fastlægge principperne for, hvilke data der skal med over fra SkoleIntra til Aula.
”Vores anbefaling er at have så lidt som muligt med over fra SkoleIntra. Det er relevant at eksportere følsomme personoplysninger fra klasse- og elevloggen til Aula, men ellers starter vi med en stort set tom skal,” fortæller Pernille Madsen.
I Aula er der to fillagre: ”Sikker fildeling” og ”Fælles filer”.
”Sikker fildeling” vil blive brugt til dokumentdeling mellem den enkelte institution og eksempelvis PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) og ”Fælles filer” vil indeholde diverse planer og vejledninger.
Aula kommer med en integration til Microsofts OneDrive og Google Drev. Skolerne i Odder anvender Google Drev til filer, der anvendes i selve undervisningen, som elevernes egne produkter og de præsentationer og billeder, som lærerne anvender i undervisningen. Google Drev er også stedet, hvor den enkelte lærer skal sørge for at gemme egne filer, der aktuelt ligger i SkoleIntra, og som er relevante også efter overgangen til Aula.
 
Bevaringspligt og aktindsigt
I det forberedende arbejde med datastrategien har man også været opmærksom på eventuelle krav til bevaringspligt og aktindsigt.
”Bevaringspligtige data og alle følsomme persondata, hvor der kunne kræves aktindsigt, ligger i kommunens ESDH-system, så der går ikke noget tabt, når vi skifter til Aula,” forklarer Pernille Madsen.
Netcompany, der er leverandør af Aula, har indgået en hostingaftale med AWS (Amazon Web Services). Det betyder, at data bliver lagret uden for Danmark, men i aftalen ligger, at det sker i et af AWS’ datacentre i EU. Lagring af følsomme data om danske børn i udenlandske datacentre har givet anledning til nogen debat, men Erik Mønster fortæller, at det indtil videre ikke er en problemstilling, de er blevet konfronteret med.
”Vi er jo blevet garanteret, at data er i sikre hænder, og det har vi valgt at have tillid til,” siger han.
 
Hvor går man ind?
En del af det forberedende arbejde er at definere vejen ind til de forskellige systemer, som medarbejdere, elever og forældre skal benytte sig af.
”Konceptet er, at Aula skal fungere som hovedindgangen – som den aula, man går ind i og hvor man vælger at gå ind ad den ene eller anden dør, alt efter hvilken opgave man skal løse,” siger Erik Mønster. 
Det kræver såkaldte widgets, der sikrer integrationen til systemer, man ønsker at have adgang til fra Aula. I Odder Kommunes tilfælde drejer det sig potentielt om eksempelvis læringsplatformen MoMo (Systematic red.), Google Drev, et vikarmodul, et skemamodul, på længere sigt ESDH-systemet og også meget gerne en fælles kalender til afløsning af de nuværende kalendere i SkoleIntra og Microsoft Outlook.
”Vi ved ikke, om der kommer widgets til alt, vi kunne ønske os. Og vi kommer som brugere og kommune til at gøre os nogle økonomiske overvejelser,” siger Erik Mønster.
Hvis man ikke har en widget, skal man logge direkte ind til en given løsning uden om Aula, og det kan i nogle tilfælde måske give mening.
”Man kan tilgå Google Drev både fra Aula og fra MoMo, og det kunne jo godt være, at indgangen for eleverne skal være MoMo,” siger Pernille Madsen.
 
Lettere arbejdsgange
Både Pernille Madsen og Erik Mønster oplever Aula som let at bruge. Og de har ikke oplevet mangler i forhold til den eksisterende løsning.
”Det giver faktisk slet ikke mening at fokusere på, hvad Aula eventuelt mangler i forhold til SkoleIntra. Aula skal kunne understøtte vores måde at tænke kommunikation på, og det er mit klare indtryk, at det er tilfældet,” siger Erik Mønster.
Hvad angår funktionaliteten er der ifølge Erik Mønster flere ting, der bliver nemmere for forældrene:
”Aula dækker både skoler og dagtilbud, så forældrene kan ét sted få adgang til al kommunikation i forhold til deres børn. Samtykke til at ens børn må optræde på billeder, bliver nu også blot et par flueben, der skal sættes, for at tage et andet eksempel.”
Pernille Madsen giver et eksempel fra de administrative arbejdsgange:
”Tidligere var sikker udveksling af dokumenter med eksterne som f.eks. PPR en meget tung administrativ process. Muligheden for eksempelvis at skrive en udtalelse til PPR direkte i ”Sikker fildeling” vil lette vores arbejdsgang betragteligt.”
 
SkoleIntra og stress
Og så var der jo lige den debat om SkoleIntra og stress, som pludselig blev rejst på grund af en anbefaling fra regeringens stresspanel. SkoleIntra blev udpeget som en alvorlig stressfaktor, og anbefalingen gik på at nedlægge SkoleIntra, stoppe implementeringen af Aula og genindføre den fysiske kontaktbog. Erik Mønster ryster lidt på hovedet over anbefalingerne.
”Det er helt uforståeligt, at nogen overhovedet kan overveje at indføre den fysiske kontaktbog for hver enkelt elev. Det kan slet ikke lade sig gøre, hvis man som lærer har fire klasser af 25 elever. Hvorfor så ikke benytte muligheden for at give en digital fællesbesked, og i øvrigt tage en god snak om, hvad og hvor meget man skal kommunikere ud til forældrene,” siger han.
Emnet har tidligere været oppe på et skolebestyrelsesmøde, men den aktuelle debat har dog skærpet opmærksomheden på problemstillingen.
”Debatten giver da anledning til virkelig at tænke anderledes om anvendelsen af Aula i forhold til SkoleIntra. Hvad skal sendes som besked, og hvad skal på den fælles opslagstavle, er bare nogle af de spørgsmål, man skal huske at tage stilling til,” siger Pernille Madsen.
 
 
 
FAKTA
 
Odder Kommune og Aula
Oprindeligt pilot på selve Aula-løsningen, men på grund af indførelsen af et nyt administrationssystem – og den eventuelle usikkerhed, det kunne betyde i integrationen til Aula – skiftede Odder status til pilot på superbrugeruddannelsen.
Organiseringen af Aala består udover selve projektledelsen af Aula-teams på de enkelte skoler. De lokale Aula-teams udgøres af skolelederen, en tovholder og pædagogiske samt administrative superbrugere. Aulateamets opgave er at understøtte implementeringen på skolerne.
Når Aula er fuldt udrullet, er der ca. 300 medarbejdere, 2200 elever samt deres forældre som brugere i Odder Kommune.
 
 
FAKTA
 
Aula
Den nye kommunikationsplatform i folkeskoler, SFO’er og dagtilbud.
Afløser eksisterende kommunikationsløsninger som SkoleIntra og ForældreIntra.
Del af det fællesoffentlige Brugerportalsinitiativ (BPI). Alle kommuner har valgt at tilslutte sig løsningen på skoleområdet. 95 kommuner er med på dagtilbud.
Aula lanceres efter sommerferien 2019 og i daginstitutionerne i 2020.
Udviklet af Netcompany.

Se mere på aulainfo.dk