Nyt it-system styrer budgetter til børn og unge i Ballerup

Nyt it-system styrer budgetter til børn og unge i Ballerup

Et nyt it-system i Ballerup Kommunes Center for Børn og Unge sikrer kommunen sammenhæng mellem indsatsen på det specialiserede socialområde og den økonomiske styring. Det betyder, at kommunen forventer at undgå fremtidige budgetoverskridelser på området på mellem 10 og 20 mio. kr. om året.

BOS (Bevilling Og Styring) hedder et nyt it-system, som er gået i luften i Ballerup Kommunes Center for Børn og Ungerådgivning på det specialiserede socialområde (C-BUR). Et område, der både er vanskeligt at understøtte digitalt og vanskeligt at styre økonomisk.

”Det er et system, der automatisk koordinerer sagsbehandleres bevillinger, indstillinger og faktureringer og effekter over for de børn og unge, som kommunen får underretninger om. Vores forventning er, at budgetterne kommer til at passe med den indsats, der bliver gjort. Vi har i flere år oplevet budgetoverskridelser på mellem 10 og 20 mio. kr. om året. Det er vores håb, at vi fremover ikke får de budgetoverskridelser, fordi både sagsbehandlere og ledere får indblik i forholdet mellem indsats, økonomi og effekt for hvert enkelt individ og dermed kan styre efter det. Da systemet både understøtter registrering af faktiske og forventede omkostninger undgår vi de uforudsete udgifter over tid,” siger digitaliseringschef Jens Kjellerup, Ballerup Kommune.        

Jens Kjellerup fortæller, at Digitaliseringssekretariatet og Taskforce for øget digitalisering får utrolig god feedback fra sagsbehandlerne efter blot få ugers drift. Det er travle sagsbehandlere der modtager systemet med kommentarer som; ”systemet er let tilgængeligt og arbejdsgangene er blevet mere effektive”, ”BOS giver mig ejerskab på det administrative arbejde”, ”det er blevet mere legitimt at tale økonomi med mine kollegaer, og jeg forudsiger mere tid til det socialfaglige på vores møder”. Stort set alle sager var tastet i systemet på samme dag som systemet blev introduceret i centeret.

 

Regelmotoren

Serviceloven er svær at digitalisere. Oven i justeres den hyppigt. Ballerup Kommune besluttede, at den ikke ville have en leverandør ind over, hver gang Serviceloven bliver ændret. Derfor satte Digitaliseringssekretariatet udviklingen af it-systemet i gang i april måned tidligere i år.

”Vi har bygget en „regelmotor“ i form af en klassifikation. It-løsningen kender ikke lovgivningen, men gør hvad den bliver bedt om i henhold til reglerne i klassifikationen. Der er med andre ord ikke kodet regler ind i systemet, men i stedet bygget en brugergrænseflade hvor vi selv kan tilpasse ”regelmotoren”. Derved undgår vi at skulle bede en leverandør om hjælp, når der kommer lovændringer. Samtidig kan vi udvide antallet af klassifikationer, så systemet kan bruges på andre sagsområder med lignende bevillingssystemer,” siger digitaliseringschef Jens Kjellerup, Ballerup Kommune.

Systemet imødegår det socioøkonomiske pres, som kommunerne oplever, når der kommer flere børn og unge, som har brug for hjælp og krav på at få den. De kommunale budgetter vokser på området og it-systemet betyder ikke nødvendigvis at der bruges færre penge, men at planlægningen og budgetterne bliver mere præcise, og derfor kan kommunen komme uden om de uforudsete udgifter.

 

It-implementering og organisatorisk operationalisering

Den 10. oktober 2019 var der kick-off på BOS. Kommunens socialrådgivere er med løsningen gået fra en klassisk strøm-til-papiret metode til integrerede digitalt understøttede arbejdsgange.

På seks måneder - med en sommerferie imellem - har Taskforce for øget digitalisering realiseret et it-system der imødekommer Center for Børn og Ungerådgivningens behov i en sådan grad, at sagsbehandlernes

ibrugtagning af systemet tog en dag. It-implementeringens succes tilskriver Jens Kjellerup Taskforcens brugerinddragende udviklingsmetodik og frugtbart samarbejde med C-BUR’s medarbejdere og ledere. Nu følger den organisatoriske drift, som bliver afgørende for realisering af de ønskede gevinster der motiverede igangsættelse af projektet.

”Vi er gået efter en datadrevet løsning, hvor den enkelte sagsbehandler kan vælge en paragraf i lovgivningen, som muliggør valg af tilhørende ydelser. Straks efter ses den økonomiske konsekvens af beslutningerne, som igen betyder, at man kan fremskrive budgetterne. Alle data afleveres automatisk i sagssystemet. Desuden får ledelsen adgang til systemets data og kan løbende følge effekterne af kommunens  indsats med

borgerne,” siger Jens Kjellerup.

I BOS registrerer sagsbehandlerne bevillinger, tilhørende paragraffer, ydelser, udgifter og borgers aktuelle placering på indsatstrappen. Med afsæt i disse data kan systemet levere ledelsesinformation med definition af styringsbehovet og kvalificering af ledelsesopgaven.

Ledelsesdelen af systemet forventes at være i drift ved udgangen af 2019.

 

Teknik og kredit

BOS bygger som nævnt på en regelmotor og en betalingsdel, der er bundet sammen af en brugergrænseflade. BOS benytter også rammearkitektur komponenter, hvor det er relevant.

Ballerup Kommune har betalt i omegnen af 1 mio. kr. for udviklingen af BOS, og softwarehuset Magenta har kodet løsningen. En proceskonsulent, en it-arkitekt og en organisationskonsulent fra Ballerup Kommunes Taskforce for øget digitalisering har drevet udviklingsprocessen. Taskforcen har arbejdet på projektet i syv måneder. Da BOS kan konfigureres til mange forskellige forretningsområder, planlægger Ballerup Kommune at implementere løsningen på andre områder med behov for individbaserede dispositioner. Det er tanken, at de næste områder er Pension, Sammenhængsudvalget, Psykiatri, Hjælpemidler mv.

BOS er blevet overdraget til OS2-fællesskabet, så det er nu frit for alle kommuner at anvende løsningen.

Jens Kjellerup takker Syddjurs Kommune for inspirationen til udvikling af systemet. Han håber, at systemet vil brede sig til andre kommuner gennem OS2.