Ny it-organisation til digital omstilling i Vallensbæk

Ny it-organisation til digital omstilling i Vallensbæk

Vallensbæk Kommune har lagt borgerservice, erhvervsudvikling, kultur og it og digitalisering ind i et fælles center, der tager sig af henvendelser fra borgere og virksomheder. Centerchef Bjørn Borup siger, det nye center åbner muligheder for at tilgodese virksomhedernes og borgernes efterspørgsel efter ”større sammenhæng” samt mulighed for at IT- og digitalisering kommer endnu tættere på kommunens serviceleverancer.
Vallensbæk Kommune har lagt en række kommunale serviceområder sammen med it- og digitalisering for at skabe bedre forudsætninger for at styrke ’brugerrejsen’ – både den digitale og den fysiske i kommunens levering af services til borgere og virksomheder.
”Udviklingen i vores samfund går i retning af, at borgere og erhvervslivet stiller nye og anderledes krav til kommunens services. Et af kravene er større sammenhæng i kommunens serviceleverancer, så de ikke skal løbe fra Herodes til Pilatus, hver gang de skal have løst en opgave eller skal i kontakt med flere afdelinger, når de henvender sig digitalt,” siger Centerchef for Borgere, Erhverv og Digitalisering Bjørn Borup, Vallensbæk Kommune.
 
Borgerne kan ikke få løst opgaven et sted
En af konklusionerne i Rambøll rapporten ”IT i praksis 2016” er, at langt de fleste danskere selv får tingene til at hænge sammen på tværs af afdelinger og myndigheder, når de er i kontakt med det offentlige. Af de mere end 2.000 adspurgte danskere svarer 56 pct., at de ikke kunne få løst opgaven et sted, sidst de var i kontakt med det offentlige, men havde brug for yderligere kontakt til andre afdelinger eller myndigheder. Hele 69 pct. af dem var selv nødt til at få tingene til at hænge sammen på tværs af afdelinger eller myndigheder.
 ”Det er ganske enkelt for mange. Det er præcis baggrunden for, vi har skabt centeret. Vi har lagt erhvervsudvikling, borgerservice, dele af kulturen og it og digitalisering sammen i et center. Både erhvervsliv og borgere stiller krav om større sammenhæng i services og i de digitale selvbetjeningsløsninger. Vi vil med denne organisering forsøge at skabe en sammenhæng om digital understøttelse. Så borgere og virksomheder ikke fremover skal henvende sig flere steder i kommunen for at få løst deres opgaver.”
”Vi er optaget af brugerrejser, som er en ny måde at anskue borgere på. Borgere, som henvender sig til kommunen, optræder tit og ofte i flere roller og mange kontaktpunkter både fysiske og digitale med kommunen. Det kan være som låner i vores bibliotek. Det kan være som borger, der skal have fornyet sit kørekort. Som forældre til et opskrevet barn til dagsinstitution, som pårørende til en ældre borger i plejetilbud. Føj selv flere til. I alle tilfælde er It og digitalisering en naturlig del af processer og serviceleverancer i dag. Vi er i gang med at skabe en ny organisering, der kan ramme borgere og virksomheder i så mange forskellige roller som muligt. Både for at give et serviceløft til borgerne og for at skabe synergi og innovation på tværs i kommunen,” siger Bjørn Borup.
Han understreger, at de klassiske velfærdsområder som skole- og omsorgs- og ældreområdet ikke er med i det nye center. Så sammenhængen i den kommunale service gælder for så vidt ikke skoleelever og forældre til skoleelever eller for ældre, som har brug for kommunal pleje. Her henvender borgerne sig i fagcentrene. Kommunen har imidlertid lavet en intern governance struktur, så kommunen hænger sammen ledelsesmæssigt på tværs, når borgerne henvender sig på disse områder.
Det er et bredt felt af serviceområder, der er lagt ind i det nye center, hvor borgere og virksomheder møder kommunen. Centeret har også ansvar for kulturarrangementer og folkebiblioteket.
”På kulturområdet arbejder vi målrettet med at skabe synergi på tværs af målgrupperne. Begrebet digital dannelse har fået en nøglerolle i den indsats. Vi ønsker at hjælpe skolerne med at gøre skoleelever bevidste om, hvordan de bruger de sociale medier og hvad de kan tillade sig at skrive og sige på disse medier, og i vores Kultur- & Borgerhus ønsker vi at hjælpe vores borgere med at føle sig trygge og selvhjulpne i mange af de offentlige digitale løsninger,” siger Bjørn Borup. 
 
Dobbelt rolle
CIO’en i kommunerne vil få en dobbelt rolle i fremtiden. Den bevæger sig i to spor. Dels den interne rolle i organisationen som omfatter digital transformation og omstilling. Dels den udadvendte rolle, som Bjørn Borup tillægger størst betydning for fremtiden.
”Det bliver rigtig vigtigt for CIO’s at drive den forretningsmæssige udvikling, hvor digitaliseringen sætter et aftryk i det offentlige rum. Her kommer Smart City ind, hvor teknologien bruges til at skabe mere velfærd og bruges til at involvere borgere og virksomheder langt mere i udviklingen end tilfældet er i dag. Det er rigtig spændende for CIO’s. Så vi går fra at have hovedopgaven inden for drift og administration til, at ændre kommunernes brug af ny teknologi. Det vil blive en driver i forretningen,” siger Bjørn Borup.
 
Flere midler
Centerchef Bjørn Borup har fået flere ressourcer at gøre godt med efter at de nye fagområder er lagt sammen. 
”Når man lægger borgerservice, kultur og erhvervsliv sammen med it og digitalisering, så har jeg også flere midler til at gribe fat om de opgaver. Der er i dag ca. 50 mennesker i centeret – mod tidligere 13-14 ansatte i it-afdelingen. Det vil sige, at afdelingen er blevet næsten fire gange større,” siger Bjørn Borup.
Han har trukket sig mere ud af it-driften for at kunne hellige sig det strategiske arbejde med at skabe sammenhæng på tværs i centeret. Centeret jagter synergi på tværs i kommunen og skaber nye samarbejdsformer med borgere og erhvervslivet, hvor parterne involveres i samarbejdet.
”Vores center skal for at lykkes samarbejde intensivt med kommunens andre fagcentre. Vi skal f. eks. i gang med nye samarbejder på omsorgs- og plejeområdet, hvor vi skal udvikle en stærkere organisatorisk model for test, afprøvning og implementering af velfærdsteknologi, som hører under center for omsorg og pleje. Vi skal intensivere samarbejdet på skoleområdet ved at afprøve nye teknologier i det nye pædagogiske læringscenter, hvor man kan udvikle nye undervisningsformer. Vi vil gerne eksperimentere med teknologierne i det pædagogiske læringscenter. Det kan være robotteknologier, det kan være programmering i folkeskolen, flipped classroom mv.”
”Vi udvider vores Kultur- & Borgerhus, så foreninger, erhvervsorganisationer og borgere kan bruge det som et attraktivt sted at mødes i byen. Fodboldklubben kan holde generalforsamling i de lokaler. Grundejerforeningen kan holde møder her. Vi vil forsøge at få frivillige til at hjælpe til med de arrangementer, så erhvervsliv og foreningsliv kan mødes i nye forskellige sammenhænge,” siger Bjørn Borup.      
 

Af Flemming Kjærsdam