Ny app fra Varde Kommunes jobcenter leverer GDPR-sikker kommunikation med de unge

Ny app fra Varde Kommunes jobcenter leverer GDPR-sikker kommunikation med de unge

Varde Kommunes jobcenter har udviklet en app, som erstatter al SMS-kommunikation mellem kommunens sagsbehandlere og de cirka 1000 borgere mellem 18-30 år, der ikke har fuldført en uddannelse. Appen gør dialogen mellem sagsbehandlere og de unge medborgere brugervenlig og sikker og opfylder GDPR-forordningen fra EU. Ifølge projektleder Thomas Neville, Varde Kommune, har 35 andre kommuner vist interesse for appen, inden den er sat i drift.
1.september 2019 tager Varde Kommunes jobcenter en ny app i brug, som skal varetage den elektroniske kommunikation mellem de knapt 1000 unge i kommunen mellem 18-30 år, der står uden for jobmarkedet og som ikke har gennemført en erhvervsuddannelse. Appen skal være med til at fastholde de unge på sporet med en uddannelse eller sætte en proces i gang om at komme ind på en uddannelse.
Appen er udviklet i tæt samarbejde med medarbejderne i Varde Kommunes Team Ung og de unge, der er tilknyttet teamets sagsbehandlere. Lige nu er appen ved at blive testet, men om få dage går den i drift. Det er planen, at den er fuldt implementeret blandt alle medarbejdere og borgere på jobcenteret i Varde Kommune i løbet af 2020.
 
GDPR
Da EU’s databeskyttelsesforordning trådte i kraft den 25. maj sidste år, var et af de spørgsmål, der rejste sig i Varde Kommune, hvordan kommunen kunne kommunikere med de unge på de unges præmisser, uden at det ville gå ud over datasikkerheden.
Thomas Neville kom ind som projektleder i oktober 2018 for at finde en løsning.
”Vi fandt ud af, at sagsbehandlerne på Varde Kommunes jobcenter flittigt brugte SMS-beskeder til at kommunikere med borgerne. Vi fandt ligeledes ud af, at der var en hel del personfølsomme informationer i disse beskeder. SMS er ikke sikker nok som kommunikationskanal til at opfylde kravene i EU´s GDPR-forordning. Derfor var opgaven at finde et brugervenligt og sikkert alternativ til SMS,” siger Thomas Neville.
Han fortæller, at de unges primære kommunikation foregår gennem smartphones. Derfor er SMS en nem og bekvem måde at kommunikere med kommunen på. Det opfylder bare ikke kravene til sikker kommunikation, og derfor er kommunerne nødt til at løse problemet.
”Hvis vi bad de unge om at kommunikere med kommunens sagsbehandlerne gennem E-Boks eller Digital Post, ville vi risikere at tabe mange på gulvet. De oplever E-Boks som besværlig, mens de bruger en app som Messenger flittigt,” siger Thomas Neville.
Varde Kommunes løsning er en helt ny app. Den er udviklet af House of Code i løbet af fem måneder.
”Det ser lovende ud. Den løser et konkret problem i Varde Kommunes jobcenter, men den løser også et problem, der er i alle andre kommuner. Det er grunden til, at Varde Kommune oplever stor interesse fra andre kommuner om denne app. KOMBITs enhed for marked og innovation har ligeledes vist interesse for appen, da de mener, den har potentiale til at blive bredt ud i mange kommuner, ” siger Thomas Neville. 
I appen er der to forskellige brugeroplevelser, der møder henholdsvis den unge medborger og kommunens medarbejder. Kun de relevante funktioner for de to målgrupper er tilgængelige.
For borgeren betyder appen, at det er nemt og hurtigt at skrive til sin sagsbehandler på sikker vis.
 
For medarbejderen sker den lovpligtige journalisering automatisk i fagsystemet KMD Momentum eller med en softwarerobot.”
”Tidligere dokumenterede sagsbehandlerne SMS-kommunikationen med borgerne ved at skrive den ind i fagsystemet. Med den nye app bliver informationerne i sagsbehandlingen automatisk overført til fagsystemet. Det er en rimelig stor opgave, som appen dermed fjerner fra de 23 sagsbehandlere i Varde Kommunes jobcenter, der har kontakten til de unge,” siger Thomas Neville.
 ”Indtil nu har jeg haft kollegaer fra 35 andre kommuner i røret, som er interesseret i vores app. Det bekræfter os i, at vi har skabt en ny app, som løser en konkret udfordring, som rigtig mange kommuner har. Så nu er vi gået i gang med at afholde inspirationsmøder for digitaliseringschefer i både Jylland, Fyn og Sjælland,” siger Thomas Neville.
 
 
 
APP’ENS FUNKTIONER
• Log-in med 4-cifret pinkode, fingeraftryk eller ansigtsgodkendelse
• Chat med mulighed for at vedhæfte billeder og dokumenter
• Gruppebeskeder
• Autosvar
• Automatisk journalisering (KMD Momentum)
• Find sagsbehandler (medarbejderen kan plotte deres fysiske position ind)