Kroner i kassen og ro i maven med licensstyring

Kroner i kassen og ro i maven med licensstyring

Aarhus Kommune har på blot to år realiseret en direkte nettobesparelse på 1,2 mio. kr. gennem stram licensstyring. En fuldtids License Manager og anvendelse af LicenseWatch giver fokus og løbende overblik på tværs af afdelinger. Det bedre overblik har desuden afværget store ekstra licensudgifter.
I 2014 søsatte Aarhus Kommune et treårigt licensstyringsprojekt, der indebar ansættelse af en fuldtids License Manager og introduktion af LicenseWatch til licensstyring og software asset management (SAM).
”Vi havde en fornemmelse af, at vi på nogle områder havde flere licenser, end vi havde brug for, og at vi på andre områder havde færre, end vi brugte i praksis. Vi havde også haft et par dårlige oplevelser i forbindelse med revisioner, hvor vi på grund af manglende overblik ikke var helt så gode til at svare på spørgsmålene fra revisionen, som vi gerne ville være,” forklarer digitaliseringschef i Aarhus Kommune, Rasmus Ry Nielsen.
Scopet for projektet er tværgående administrativ software, hvor leverandører som Microsoft, Adobe, Citrix og IBM fylder meget. Fagsystemerne er ikke inkluderet, dels fordi der typisk er site-licenser, hvor antallet af brugere ikke er afgørende for licensudgiften, dels fordi det ikke vil være teknisk muligt for brugerne at foretage en installation.
 
Kontante gevinster og ro i organisationen
Aarhus Kommune bruger hvert år et mindre tocifret millionbeløb på softwarelicenser. Det økonomiske mål for det treårige licensstyringsprojekt var en nettobesparelse på 1,5 – 2,0 mio., og med 1,2 mio. kr. realiseret i de første to år af projektet, forventer Rasmus Ry Nielsen at lande inden for målskiven. De direkte besparelser er dog kun en del af den forventede gevinst.
”Ved at have et meget bedre overblik over vores licenser på tværs af afdelinger kan vi afværge licensudgifter, vi tidligere ville have pådraget os. I et enkelt tilfælde afværgede vi en ekstra udgift på 1,2 mio. kroner ved at flytte ubenyttede licenser fra én afdeling til en anden, der var i underskud,” fortæller han. Ud over de økonomiske gevinster har der været en meget stor gevinst for medarbejderne:
”Det er også et spørgsmål om at have ro i maven. En lille fejl smidt ud på de 12.000 pc’er, vi har ansvaret for i kommunen, bliver til en meget stor fejl, ligesom et brev om en kommende revision tidligere kunne udløse en undtagelsestilstand i hele organisationen.”
 
Auditbesøg blev aflyst
I den første fase af projektet har der været meget fokus på kommunens pc’er, og nu har opmærksomheden i et stykket tid været rettet mod serverne, hvor der ses på yderligere konsolidering. Ud over løbende monitorering og dokumentation via LicenseWatch gennemfører man to gange om året en fuld, simuleret revision. Dokumentationsniveauet er så højt, at et revisionsbesøg i et konkret tilfælde helt blev aflyst.
”En større dansk softwarevirksomhed henvendte sig for en audit, men efter at have set en beskrivelse af vores processer og vores rapportudtræk, meddelte de, at de ikke ønskede at bruge tid på at besøge os,” fortæller Rasmus Ry Nielsen.
 
Også udfordringer
Man har ikke vurderet, at en egentlig kampagne over for brugerne til installation af licensbelagte programmer har været nødvendig. Man har i stedet håndteret de konkrete tilfælde ved en direkte snak med de involverede.
”Der er mange eksempler på, at det for den enkelte medarbejder umiddelbart giver god mening at installere et program. Det er jo ikke noget, der sker af ond vilje,” siger Rasmus Ry Nielsen og giver som eksempel medarbejderen, der på et møde tilbyder lige at hjælpe med noget grafisk arbejde og efterfølgende installerer en hel Adobe-suite for at komme i gang. Eller medarbejderen, der med kort frist får besked på at lave en inddatering, som kræver installation af par hjælpeprogrammer på pc’en.
Her ligger ifølge Rasmus Ry Nielsen den største udfordring i projektet.
”Vi har i løbet af projektet fundet programmer installeret hen over årene, måske fordi det var nødvendigt på et tidspunkt, eller måske fordi kollegaen havde gjort det. Enten skal de lovliggøres, og så koster det, eller også skal de afinstalleres – og det kan godt afføde en reaktion hos de medarbejdere, der har været vant til at have adgang til programmerne.”
Der kan også være de lidt tungere sager, hvor der decentralt er indkøbt et fagsystem, der måske kræver enterprise versionen af et givet stykke software.
”Hvis ens fagsystem kræver enterprise funktionalitet i et generelt system, skynder man sig måske at sætte et flueben til 4 mio. kr. Man antager måske bare, at det er en fejl, at funktionaliteten ikke er slået til, og gør det jo blot for at få ens fagsystem til at virke,” fortæller Rasmus Ry Nielsen.
I de tilfælde bliver man nødt til at have en alvorlig dialog om, hvordan man løser problemet og om nødvendigt løfte afgørelsen op på et højere niveau i organisationen.
 
Software er et aktiv
I øjeblikket arbejder man også på at optimere distributionen af administrator rettigheder, så man sikrer, at brugerne ikke uforvarende kommer til at downloade noget uautoriseret. Det sker ud fra sikkerhedsmæssige overvejelser. På et mere overordnet plan handler det, ifølge Rasmus Ry Nielsen, dog om Software Asset Management (SAM), hvor man betragter software som et aktiv på linje med fysiske aktiver. Her implementerer men de nødvendige processer til at få overblik over, hvad man har ret til at anvende, ifølge kontrakterne, og hvordan man får formidlet det til brugerne, inklusive hvordan de rent praktisk kan få adgang til softwaren, for eksempel i en intern software-webshop.
”SAM retter fokus på software som en værdi, man bringer i spil for bedst muligt at understøtte de enkelte forretningsprocesser. Man kan ikke som i tilfældet med licensstyring stille en konkret business case op, men det handler helt grundlæggende om, at man har en meget bevidst tilgang til håndteringen af den værdi, som softwaren repræsenterer.”
 
License Manager – en  central figur
License Manageren er en central figur både i forhold til licensstyringen og SAM, og der er behov for en person med både brede og dybe kompetencer.
”Det handler om jura, revision, økonomi, meget it-forståelse og almindelig menneskelig forståelse og dialog,” siger Rasmus Ry Nielsen.
At have en person i organisationen med en License Manager-kasket på, skaber i sig selv awareness på området, og så sikrer det konstante fokus på detaljerne, som det kan være svært at have, hvis en medarbejder har mange andre funktioner, der også skal prioriteres. Som eksempel på detaljer, der kan have store konsekvenser, nævner Rasmus Ry Nielsen et tilfælde for flere år siden, hvor kommunen i forbindelse med en revision fik en større udgift på noget, der stod på side 166 i de opdaterede licensbestemmelser.
”Ud fra egne og andres erfaringer kan jeg se, at det er helt afgørende, at der er en, der ER den – ikke nødvendigvis fuldtids som i vores tilfælde, men der skal være en, der ER den,” siger han.
Ud over en meget synlig forankring af opgaven hos en person, der også løbende har mulighed for at blive opkvalificeret, handler det om at have en governance på området understøttet af data fra et licensstyringsværktøj – governance, som ifølge Rasmus Ry Nielsen først og fremmest skal indeholde stærke beslutningsprocesser til at håndtere de tilfælde, hvor der er forskel mellem det kommunen har ret til ifølge kontrakterne, og det man gør i praksis.
Deling af en Licens Manager-funktion på tværs af kommuner kunne han godt forestille sig.
”Det kunne godt give mening at dele en License Manager, men det vil være svært at få overblikket på tværs af kommuner, hvis man ikke kører efter samme driftsmodel. Så et driftsfælleskab eller i hvert tilfælde et mere homogent miljø vil nok være en betingelse,” siger han.
 
Fremtidigt perspektiv
Rasmus Ry Nielsen vil på nuværende tidspunkt ikke drage endelige konklusioner på licensstyringsprojektet, men ser nogle mulige udfald.
”Jeg tror, at noget af det, vi i dag har brug for en person til, vil blive lagt ned i nogle driftsrutiner i form af automatisering og styring af brugerrettigheder,” siger han og fortsætter:
”Der vil under alle omstændigheder være brug for License management og SAM, men om det skal drives af en fastansat person, eller om vi køber tjenesten i markedet, tør jeg ikke udtale mig om.”
Han peger også på, at de licens brokere, man typisk entrerer med, som regel også tilbyder kompetent rådgivning, som man med fordel kan benytte sig af.