Herlev Kommune underskriver IDM- kontrakt med Reflective

Herlev Kommune underskriver IDM- kontrakt med Reflective

Herlev Kommune har underskrevet kontrakt om implementering af en IDM-løsning fra Reflective.
Syv kommuner i Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening (DSD) gik efter sommerferien i 2019 ud og afdækkede det danske marked for IDM-løsninger. Ifølge it-projektleder og digitaliseringskonsulent Nadia Maria Birn i Herlev Kommune gav det god mening at gøre det i fællesskab, da over halvdelen af kommunerne i DSD havde behov for en ny IDM-løsning. Herlev Kommune havde i et stykke tid forberedt sig på at anskaffe en ny løsning og var derfor den første kommune, der var klar til at indgå en kontrakt.
Nadia Maria Birn: ”Vi har kørt vores projekt i to parallelle spor. I Herlev Kommune havde vi vores egne ønsker til en ny IDM-løsning, da vi har brugt en del tid og ressourcer på at afdække vores behov og en kravspec til en ny IDM-løsning. Så vi har givet input til de seks andre kommuner. For at undgå, at alle relevante kommuner fik de samme præsentationer af leverandørerne, valgte vi at slå den del af projektet sammen. Efter at have undersøgt markedet, var Herlev Kommune imidlertid et skridt foran, så vi underskrev kontrakt med Reflective den 3. februar i år”.
Ifølge direktør Jes Rønnow Lungskov i Reflective har yderligere tre kommuner fra DSD tilkendegivet interesse i IDM-løsning. Derudover er en række kommuner i DSD i gang med at overveje dette.
Herlev Kommune er spydspids inden for IDM blandt de syv DSD-kommuner, der er ved at undersøge markedet for en ny IDM-løsning. En forventning blandt kommunerne er, at de vil kunne dele erfaringer på tværs af de kommuner, som vil anvende Reflectives løsning.  Det kan være samarbejde om projektet, fælles processer, integrationer og data.
Nadia Maria Birn: ”I DSD er vi enige om, at vi skal samarbejde og deles om det, der giver mening at dele. DSD er et frivilligt samarbejde, så der er ingen af de øvrige kommuner, som er forpligtet af vores kontrakt med Reflective. Vi har ikke i DSD lavet en samlet plan for indkøb af en IDM-løsning i de relevante kommuner, da vi er forskellige. Hver kommune agerer enkeltvist, og underskriver sin egen kontrakt, men kan stadig trække på erfaringer fra fællesskabet.”
”Fordelen ved at handle hver for sig og underskrive kontrakt med Reflective er, at vi hurtigere kan komme i gang. Vi har ikke ønsket at lave en fælles mastodont med en samlet plan, da det vil risikere at kunne forsinke leverancerne. Så det er også et argument for det frivillige samarbejde - hver for sig,” siger Nadia Maria Birn.
 
Fem leverandører med i opløbet om IDM
De relevante kommuner i DSD har fået præsenteret IDM-løsninger fra fem leverandører.
KMD Delta, KMD er blevet leverandørpartner i OS2 Offentligt Digitaliseringsfællesskab, ID Connect, SofdCore Syddjurs og Reflective.
Nadia Maria Birn: ”Grunden til at vi valgte Reflective var, det er én samlet løsning, der ikke er fragmenteret. Den er økonomisk overkommelig. Den består af komponenter, hvilket passer godt til kommunerne, da vi er forskellige. Vi kan tage vores organisation, vores HR-processer, vores brugeradgang og GDPR. Et trin ad gangen”.
 
Baggrunden for IDM-løsningen
Ifølge Nadia Maria Birn ønsker Herlev Kommune med den nye IDM-løsning at få bedre styr på sine processer og organisationsdata. Løsningen skal sikre, at data ikke skal vedligeholdes mere end ét sted, da en række systemer kan få organisationsdata vedligeholdt automatisk.
Væsentligt i den sammenhæng er, at KOMBITs STS Org vil blive automatisk opdateret.
I dag ligger Herlev Kommunes data om medarbejdere og organisation i KMD Opus, AD, CICS og LOS. Ved at trække data fra disse kilder ind i Reflective, bliver data sammenstillet, og giver et organisationsoverblik over data. Kommunen er i fuld gang med at gennemgå sine processer. Det er både et teknologisk og organisatorisk projekt.
Nadia Maria Birn: ”Grunden til, at vi har investeret i en IDM-løsning er, at vores brugeradministration er meget manuel og meget tung og som bliver mere og mere kompleks. Der bliver stillet stadig større krav til os som kommune om at kunne dokumentere hvad brugerne må, når de får adgang til data.”
De første processer Herlev Kommune er gået i gang med at kortlægge er HR-processerne. Der er tre temaer. Ved ansættelse, ændring til ansættelse og fratrædelse. I Reflective er der en åben procesmotor, der bygger på standarder, frem for processer, der bor inde i de eksisterende systemer.
 
”I vores gamle setup skulle vi nærmest lave de organisationsændringer i it-driften samme dag, som ændringerne trådte i kraft. Vi kan ikke designe dem på forhånd og lade ændringerne slå igennem på den dato, det er aktuelt. Med Reflectives blockchainteknologi kan vi lave en kladde først og lade den gå i luften på dagen, hvor ændringerne sker. Opdager vi en fejl kan vi gå en version tilbage uden at forstyrre driften og rette fejlen,” siger Nadia Maria Birn. 

 
 
Herlev Kommunes løsning består af følgende komponenter.:
-Organisationssystem, inkl vedligehold af KOMBIT STS Organisation
-IDM - vedligehold af adgange i Active Directory og KOMBIT adgangsstyring
-Brugergodkendelse - ledelsestilsyn med medarbejdere og adgange.