Henrik Bojsen,Syddjurs Kommune: ”Nu er vi ret tæt på at gå i drift med SAPA”

Henrik Bojsen,Syddjurs Kommune: ”Nu er vi ret tæt på at gå i drift med SAPA”

Syddjurs Kommune har i mere end et år integreret op imod Støttesystemerne i samarbejde med ESDH-leverandøren Formpipe og KOMBIT. Ifølge Programleder Henrik Bojsen, Syddjurs Kommune ”er vi nu ved at være klar med at uploade metadata om borgernes sager fra forskellige fagløsninger, og dermed er der ikke langt til at kunne sætte SAPA i drift”.
Oprindeligt var det meningen, at Syddjurs Kommune og Formpipe med ESDH-løsningen Arcadre, skulle have været klar med at ibrugtage KOMBITs støttesystem Sags- og dokumentindeks i julen 2018. Men sådan er det ikke gået. Ifølge Henrik Bojsen ”Fordi det er ret kompliceret”.
”Men nu er vi ret tæt på at gå i drift med Sags- og dokumentindeks og dermed åbnes døren for SAPA,” tilføjer han.
Med SAPA handler det om helhedsorienteret sagsbehandling med indsigt i sager og dokumenter og mulighed for advisering på tværs af alle systemer, der har metadata i Sags- og Dokumentindekset. Målet er at få mere kvalitet i kommunens service til borgerne. SAPA er et kæmpe skridt i retning af at skabe øget overblik og skarpere timing for sagsbehandlernes
arbejde. Præmissen er således, at metadata for sager og dokumenter læses over i Støttesystemet Sags- og Dokument-indekset for at kunne se data og adviser i SAPA. For at kunne styre adgangen til data og adviser i indekser, er det nødvendigt i første omgang at bruge KOMBITs støttesystemer Organisation og til dels støttesystemet Adgangsstyring. Medarbejderens adgang til metadata i indekser gør, at man kan se data på tværs af fagsystemerne fra forskellige leverandører og har samtidig adgang til en lang række persondata og data om ydelser på linje med den funktionalitet som KMD Sag har stillet til rådighed på tværs af KMDs systemportefølje i en række år. Syddjurs Kommune er i denne sammenhæng en frontløberkommune. Som en af KOMBITs piloter mod støttesystemet Indekserne trædes de første skridt på vegne af de øvrige kommuner, der alle skal i gang med at anvende støttesystemerne og SAPA. Forberedelsen har ligget i to baner. Den ene bane handler om at skabe og bruge autoritative organisations- og medarbejderdata, hvor Syddjurs har været i gang i 7-8 år med egen lokal komponent – SOFD – og senere med KOMBITs organisationskomponent: Støttesystemet Organisation. Den anden bane handler om borgernes indsigt i egne data, hvor der i Syddjurs har været arbejdet målrettet i de
sidste 13 år og hvor KL og KOMBITs applikation, Borgerblikket, bliver det næste skridt.


Henrik Bojsen fortæller:
”Vi er tæt på at gå i drift med metadata på borgersager med ESDH-systemet. Jobcenterdata kommer ind efter jul. Og så har vi det rigtige udgangspunkt for at bruge SAPA. Lad os sige, at en borger henvender sig til vores callcenter for at spørge ind til en konkret sag. Nu vil borgeren få kontakt til en medarbejder, som i SAPA præcist kan få et overblik over, hvad der er sket med borgerens sag. Borgeren får svar på sin henvendelse med det samme. Det betyder, at det bliver nemmere at arbejde helhedsorienteret, da medarbejderen har overblikket fra alle punkter. Fra Callcentret vil borgerne ikke skulle viderestilles til en anden forvaltning. Borgeren skal ikke sidde i kø og vente på at blive stillet om. Borgeren kommer ikke hen til en medarbejder, som ikke til stede og skal give besked på en telefonsvarer. Sagen afklares med det samme. Sådan.”

Henrik Bojsen giver et andet eksempel på en ny funktion til kommunens sagsbehandlere, der har ansvar for at bevilge og stoppe udbetalinger af sociale ydelser. De vil selvfølgelig gerne være på forkant, så de ikke udbetaler ydelser forkert. Med den ny datastruktur kan flere systemer sættes op, så der kommer en advis til sagsbehandleren, hvis en borger er flyttet. ”stop ydelsen”, ” borgeren er flyttet.” På den måde undgår kommunen at udbetale ydelser til borgere, der ikke bor i kommunen. Det er en ny funktion, der vil give færre fejludbetalinger. I dag laver sagsbehandlere opslag i it-systemer for at følge borgere, der får sociale ydelser. Det sker løbende for at undgå, at der bliver udbetalt forkerte ydelser. Med de nye værktøjer bliver en hel del af de manuelle
arbejdsgange automatiseret væk.

”Det vil give den store fordel, at der bliver frigivet tid til sagsbehandlerne, der vil kunne bruge mere tid på at løse de vanskelige, komplicerede og atypiske sager. Ikke sager, der kan løses af robotter, men kræver indsats fra mennesker af kød og blod og med intelligens,” siger Henrik Bojsen.


Tøvende
Selv om der er indlysende fordele for kommuner ved transparens af emner og data og sikring af flowet af data på tværs af fagsystemer og KOMBITs SAPA, er det ikke nogen nem opgave for it- og digitaliseringscheferne at få budskabet bredt ud i organisationen.

”Jeg synes, vi oplever en vis tøven i vores egen organisation. Det kan godt være svært for it- og digitaliseringsafdelingerne at drive denne opgave. It-cheferne skal overbevise ledelse og dataansvarlige om, at de skal have styr på organisationsdata og at det skal bruges på alle kommunens forretningsområder. Uden bred anvendelse af fælles organisationsdata, kan
sagsbehandlerne ikke få det tværgående overblik. Det er en kæmpe fordel for sagsbehandlerne. Men det kræver, at der bliver styr på de fælles og autoritative organisationsdata for alle,” siger Henrik Bojsen.
Det er ikke kun kommunernes sagsbehandlere, der får adgang til data. Borgerne får også adgang til egne sager. Borgerblikket er ligeledes et fællesoffentligt initiativ, der giver borgerne adgang til egne data. Dette har kørt som forsøg i fem kommuner og er ved at blive bredt ud til flere
kommuner.
 

Fakta
Erfaringer fra testforløb

- Find erfarne og udviklingsorienterede sagsbehandlere, som kan være med til at bringe metadata i anvendelse i sagsbehandlingen
- Metadata skal opmærkes med KLE, hvilket kræver lokale kompetencer og interesse. Etabler et matrixteam, der kan løfte opgaven central
- De autoritative organisationsdata bruges i mange forskellige sammenhænge. Etabler et matrixteam, der kan løfte opgaven i en tværgående ramme.