Fujitsu løb med DIGIT’s ESDH-kontrakt på i alt 180 mio. kr.

Fujitsu løb med DIGIT’s ESDH-kontrakt på i alt 180 mio. kr.

Det er Fujitsu med ESDH-løsningen eDoc, der har vundet kontrakten om det nye ESDH-system til DIGIT, der består af 12 kommuner på Sjælland. Kontrakten løber samlet set op i 180 mio. kr. og er blevet kaldt Danmarkshistoriens største ESDH-udbud.

Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT), der består af 12 kommuner, har valgt Fujitsu som leverandør af et nyt ESDH-system. Valget af Fujitsu er det samme, som DIGIT traf i foråret. Dengang klagede en af de andre leverandører over afgørelsen til Klagenævnet for EU-udbud i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, som gav klageren medhold. Klagen havde dog ikke opsættende virkning, så udbuddet skulle annulleres og gå om. Klagenævnets afgørelse betød, at DIGIT skulle gå sine tildelingskriterier i EU-udbuddet igennem igen. Det har DIGIT nu gjort og er kommet frem til det samme resultat.

”Vi er landet på, at vi tildeler Fujitsu kontrakten ligesom i første omgang. Klagefristen for tildelingen er nu udløbet, og derfor går vi nu i gang med det videre arbejde om at få ESDH-systemet implementeret i de 12 kommuner,” siger direktør Erik Kjærgaard Andersen, Holbæk Kommune på vegne af DIGIT.

”Efter den første klage i foråret, gik vi tilbage i udbudsmaterialet og evaluerede tildelingskriterierne igen og få mere præcist beskrevet, hvordan vi tildeler points inden for de forskellige områder. Det har flyttet sig lidt sammenlignet med første runde af udbuddet. Men når det hele er gjort op, lander vi på den samme leverandør som i første omgang,” siger Erik Kjærgaard Andersen. 

Han tilføjer, at de tre leverandører KMD, Fujitsu og Formpipe ligger meget tæt.

Kontrakten har som nævnt en værdi på 180 mio. kr., og omfatter implementering i alle 12 kommuner. Det vil forløbe i tre bølger, der strækker sig over de næste tre år med afslutning omkring marts 2022.

De fem leverandører, der bød på opgaven, var Formpipe, Fujitsu, KMD, Netcompany og Tieto, som alle er store spillere på markedet.

De 12 sjællandske kommuner har omkring 650.000 indbyggere og er gået sammen om et EU-udbud af et nyt ESDH-system, der skal automatisere sags- og dokumenthåndteringen. Tilsammen er de 12 kommuner større end København og opgaven med implementeringen er særdeles lukrativ for den vindende leverandør.

 

Bølgerne

Udover de tre bølger for implementeringen af ESDH-systemet, er der også en indledende afklaringsbølge – kaldet bølge 0.
 

”Det er en meget stor opgave, og derfor har vi valgt at gennemføre det som en rullende implementeringsplan i tre bølger over tre år. Det er et kernesystem i de 12 kommuner inden for sagsbehandling og dokumenthåndtering.

Desuden bliver ESDH-systemet også rygraden i de 12 kommuners implementering af GDPR – databeskyttelsesforordningen. Vi oplever allerede betydeligt mere trafik på ESDH-systemerne efter at GDPR trådte i kraft i maj 2018,” siger Erik Kjærgaard Andersen. 

DIGIT er organiseret som en forening for de 12 sjællandske kommuner. Vedtagelsen om et fælles ESDH-system blev taget på generalforsamlingen januar 2018. Prækvalifikationen blev skudt i gang den 12. oktober og i midten af november 2018 blev seks leverandører prækvalificeret. Fem af disse afleverede tilbud.

 

Forløbet

Ifølge Erik Kjærgaard Andersen strækker bølge 0 sig frem til 31/1 2020.

Godkendt leverancebeskrivelse:  3/2-27/2-2020

 

Bølge 1: Roskilde, Ringsted, Holbæk, Greve kommuner                                                                   

 1/3 2020 – 1/1 2021

ibrugtagningsdato: 1/2 2021                                                                              

 

Bølge 2: Lejre, Guldborgsund, Kalundborg, Vordingborg kommuner

1/2 2021 – 1/12 2021

Ibrugtagningsdato: 1/1 2022

 

lge 3: Køge, Odsherred, Slagelse, Næstved kommuner

1/1 2022 – 1/11 2022

Ibrugtagningsdato:  1/12 2022

 

Fordelingen af udgifter

De 12 kommuner deler omkostningerne for den samlede kontraktsum efter indbyggertal.

 

 

De 12 kommuner i DIGIT:  Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Vordingborg.

 

 

Tildelingskriterier i EU-udbuddet:

Kvalitet: 35 pct.

Pris: 20 pct.

Vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål: 20 pct.

Metode og proces: 15 pct.

Kontraktlige vilkår: 10 pct.

 

I EU-udbuddet om et nyt ESDH-system har DIGIT prioriteret tildelingskriterier, som vægter leverandørernes tilbud op mod hinanden. Den enkelte leverandørs tilbud bliver så tildelt point efter, hvor godt det passer til kundens krav. Når alt er blevet lagt sammen, tildeles kontrakten til den leverandør, der har været bedst til at opfylde tildelingskriterierne.