Forandringsmusklen stærk under coronakrisen

Forandringsmusklen stærk under coronakrisen

Coronakrisen tvang kommunerne ud i stærkt accelererede forandringsprocesser, nye ledelsesformer og hjemmearbejde som aldrig før. Trods den dystre baggrund, var der flere positive overraskelser, og udfordringen er nu at lære af krisen og holde fast i de gode elementer efter coronakrisen.
Da nedlukningen ramte kommunerne, var første prioritet at få de teknologiske platforme på plads til at håndtere onlinemøder, hjemmearbejde og fjernundervisning. Det viste sig hurtigt, at teknologien ikke var den store udfordring, og at brugerne uden de store problemer tog de digitale værktøjer i brug. Hvad der herefter fulgte, var et gigantisk real-life eksperiment i komprimerede forandringsprocesser, nye arbejdsgange og ændrede ledelsesformer.
”Det viste sig, at forandringsmusklen var stor og stærk. Den eneste vej frem var at forandre sig, og det gjorde man så i et tempo, som vi nok ikke havde troet muligt,” siger Anders Jørgensen, it- og digitaliseringschef i Aarhus Kommune.
Skolerne er et eksempel på et område med et meget stort antal interessenter, der på få dage skulle omstille sig til en helt ny virkelighed. John Klesner, pædagogisk it-konsulent i Favrskov Kommune og formand for Danmarks it-vejlederforening, har oplevet en imponerende omstillingsparathed under nedlukningen.
”Vi har fået en kraftig indikation af, at forældre, elever, personale, skoleledelsen og forvaltningen faktisk kan omstille sig meget hurtigt og med succes. Det giver et fingerpeg om, at hvis noget er meningsfyldt, kan man relativt hurtigt gennemføre en omstillingsproces.”
 
Højere kvalitet med hjemmearbejde
På meget kort tid er der nu indhøstet erfaringer med hjemmearbejde og dertil knyttet distanceledelse. Poul Venø, it- og digitaliseringschef i Herning Kommune oplevede en positiv effekt på flere parametre i sin afdeling.
”Kvaliteten af det arbejde, medarbejderne i afdelingen leverede, var simpelthen højere, stressniveauet faldt, og der var stort set intet sygefravær,” fortæller han.
Den højere kvalitet skyldtes blandt andet, at hjemmearbejdet gav bedre mulighed for at fordybe sig i opgaverne, men ifølge Poul Venø var en ændret tilgang til opgavetildelingen også en stor del af forklaringen. Det blev besluttet at foretage en meget mere målrettet opgavetildeling til den enkelte medarbejder ud fra de prioriteter, der var gjort af ledelsen. For at sikre den løbende opfølgning på opgaverne blev der indført daglige morgen-
onlinemøder af maksimum en times varighed.
”I stedet for at arbejde parallelt på flere opgaver blev medarbejderne bedt om at fokusere på én opgave ad gangen. I princippet tog vi noget frihed fra den enkelte i forhold til, hvilken opgave der lige nu skulle arbejdes på. Til gengæld kunne medarbejderen i højere grad tage ansvar for beslutninger om selve løsningen af opgaven, end hvis man lige kunne smutte ind på nabokontoret og spørge sin leder eller en kollega.”
Den mere værkføreragtige måde at tildele opgaverne på bidrog, ifølge Poul Venø, til at give medarbejderne den tryghed, der var nødvendig i en svær situation.
”Der er ingen tvivl om, at krisesituationen i sig selv betød, at den ændrede arbejdsgang umiddelbart blev accepteret af medarbejderne. Det er så også min oplevelse, at et par uger inde i forløbet var opfattelsen blandt medarbejderne, at det egentlig var en meget god måde at arbejde på.”
Anders Jørgensen ser også den mere målrettede opgavetildeling som et af de elementer, man bør tage med sig som en positiv erfaring fra coronakrisen.
”Vi har oplevet, hvor stor værdi det kan give, når man sætter en klar retning og prioriterer lidt skarpere på, hvor meget vi sætter i gang, og hvor mange dagsordener, vi forfølger. Det er selvfølgelig noget, vi også var bevidste om før, men nu har vi empiri for, at det rent faktisk virker,” siger han.
 
Tæt kontakt til lederen
Ole Lollike, chef for Organisationsservice, Holbæk Kommune, peger også på, at hjemsendelsen af medarbejderne har betydet forandringer i det ledelsesmæssige.
”Jeg har oplevet et behov for, at lederen er tættere på medarbejderen både arbejdsmæssigt og rent mentalt. Det har været vigtigt at vise interesse for, hvad der bliver arbejdet med og få snakket om problemer, som medarbejderen eventuelt er løbet ind i. Når man arbejder hjemme, er der ikke lige mulighed for den korte, uformelle snak om et problem, som måske ikke forekommer stort nok til, at man ringer til sin leder eller booker et møde.”
Hjemmearbejdet har givet mulighed for at arbejde mere uforstyrret, men ifølge Ole Lollike har der også været udfordringer.
”Min oplevelse er, at de medarbejdere, der ikke har været vant til at arbejde hjemmefra uden kollegakontakt, har haft det sværest, for eksempel med at skabe en god struktur på arbejdsdagen. Der var nogle, der var decideret kede af at ”blive tvunget hjem”, men meldingerne går på, at de efterhånden fik etableret en god daglig rytme og blev glade for
arbejdsformen.”
Som sine kolleger i de andre kommuner peger han også på, at man skal huske at etablere uformelle fora, hvor man kan få den snak, man plejer at få ved kaffemaskinen, fredagsbaren og alle de andre interaktioner, der tilsammen betyder noget for den fælles kultur i organisationen. 
 
 
 
 
Momentum undersøgelse:
Da de kommunale medarbejdere blev sendt hjem og arbejde, var omstillingen til en digital arbejdsform hurtig og gnidningsfri, viser ny Momentum-rundspørge. Her vurderer knap seks ud af 10 kommuner, at de mange gode erfaringer fra den øgede brug af digitale mødeformer vil medføre store ændringer i kommunernes måde at arbejde på i fremtiden. Da de offentlige medarbejdere blev sendt hjem på grund af coronakrisen, fortsatte de kommunale medarbejdere arbejdet hjemmefra og virtuelle mødeplatforme som teams, skype blev pludselig et hverdagsredskab. Og de virtuelle møder har været en så stor succes, at samtlige kommunale digitaliseringschefer i en ny Momentum-rundspørge forventer, at erfaringerne fra coronakrisen vil ændre på arbejdsgange og processer i deres kommune. 59 procent forventer endog, at det vil komme til at medføre store eller meget store ændringer.
 
I Aabenraa Kommune er IT- og Digitaliseringschef Eva Minke Andersen en af dem, der er sikker på, at coronakrisens erfaringer vil sætte mærkbare spor. »Flere møder vil helt sikkert foregå digitalt. For eksempel ligger Børne- og Skoleafdelingen 17 kilometer herfra, og der er jo ingen grund til, at de kører til møde på rådhuset hver gang, når vi har videoløsningerne. Så fleksibiliteten i at vi kan være fysisk sammen eller på video, alt efter hvor i verden vi er, vil vinde indpas. Og nu er folk vænnet til det, så skal vi ikke slippe det igen,« siger Eva Minke Andersen.