Fem leverandører kæmper om ESDH-system til 180 mio. kr.

Fem leverandører kæmper om ESDH-system til 180 mio. kr.

Det er kaldt for Danmarkshistoriens største ESDH-udbud. Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) er i gang med at granske tilbuddene til ESDH-udbuddet, som de fem leverandører kæmper om. Der er en anslået kontraktværdi på op til 180 mio. kr. DIGIT består af 12 sjællandske kommuner, som forventer at få 16.000 daglige brugere på det nye ESDH-system. Ifølge direktør Erik Kjærgaard Andersen, Holbæk Kommune, forventer DIGIT at vælge leverandør ved udgangen af april.
12 sjællandske kommuner med omkring 650.000 indbyggere er gået sammen om et EU-udbud af et nyt ESDH-system, der skal automatisere sags- og dokumenthåndteringen. Udover at vælge en leverandør og et fælles ESDH-system, har de 12 kommuner desuden lagt en tidsplan for implementeringen af systemet. Det bliver en rullende implementering med fire kommuner i 2019, fire i 2020 og fire i 2021, hvorefter projektet forventes afsluttet i 2022. 
”Lige nu sidder vi og går de fem tilbud igennem. Når vi har gjort det, holder vi tilbuddene op mod udbudsmaterialet, og vælger en leverandør. Vi har været godt tilfredse med udformningen af vores kravspecifikation og udbudsprocessen indtil nu. Der blev prækvalificeret fem leverandører, og vi har fået tilbud fra alle fem. Det er markedets store aktører, der har budt ind, og det lover godt for implementeringen,” siger Erik Kjærgaard Andersen. 
 
 
 
De fem leverandører
De fem leverandører, som har budt ind på kontrakten er: Formpipe, Fujitsu, KMD, Netcompany og Tieto.
De 12 kommuner skal implementere ESDH-systemet i tre bølger efter en fælles afklaring først:
Bølge 0 er den fælles afklaring, som forløber i maj – juni 2019
Bølge 1: Roskilde, Ringsted, Holbæk, Greve kommuner juli 2019 – maj 2020
Bølge 2: Lejre, Guldborgsund, Kalundborg, Vordingborg kommuner juni 2020 – april 2021
Bølge 3: Køge, Odsherred, Slagelse, Næstved kommuner maj 2021 – marts 2022
De 12 kommuner deler omkostningerne for den samlede kontraktsum efter indbyggertal.
 
”Det er en meget stor opgave, og derfor har vi valgt at gennemføre det som en rullende implementeringsplan i tre bølger over tre år. Det er et kernesystem i de 12 kommuner inden for sagsbehandling og dokumenthåndtering. Desuden bliver ESDH-systemet også rygraden i de 12 kommuners implementering af GDPR – databeskyttelsesloven. Vi oplever allerede betydeligt mere trafik på ESDH-systemerne efter at GDPR trådte i kraft i maj 2018,” siger Erik Kjærgaard Andersen. 
Han betoner vigtigheden af det digitale fællesskab ved indkøb af et ESDH-system.
 
 
FAKTA
 
 
DIGIT er organiseret som en forening for de 12 sjællandske kommuner. Vedtagelsen om et fælles ESDH-system blev taget på generalforsamlingen januar 2018. Prækvalifikationen blev skudt i gang den 12. oktober og i midten af november blev seks leverandører prækvalificeret. Fem af disse har afleveret tilbud.
Erik Kjærgaard forventer at kontrakten med den valgte leverandør bliver underskrevet i april 2019.
 
De 12 kommuner i DIGIT:  Greve, Guldborgsund, Holbæk, Kalundborg, Køge, Lejre, Næstved, Odsherred, Ringsted, Roskilde, Slagelse, Vordingborg.
 
”Lige nu sidder vi og går de fem tilbud igennem. Når vi har gjort det, holder vi tilbuddene op mod udbudsmaterialet, og vælger en leverandør. Vi har været godt tilfredse med udformningen af vores kravspecifikation og udbudsprocessen indtil nu” Erik Kjærgaard Andersen, Holbæk Kommune