Den digitale motorvej var køreklar til nedlukningen

Den digitale motorvej var køreklar til nedlukningen

Mette Frederiksens ”nedlukningstale” om aftenen den 11. marts kom som en stor overraskelse for mange, men i flere kommuner var de begyndt på forberedelserne til et nedlukningsscenario. De teknologiske platforme blev bragt i anvendelse på rekordtid, og der var meget få udfordringer på brugersiden.
Nogle kommuner havde hørt noget på vandrørene, andre havde blot fulgt den generelle opfordring til at minimere corona smittefaren. Under alle omstændigheder var flere kommuner godt på vej ud af startblokkene, da nedlukningen blev meldt ud.
”Vi havde forberedt os på, at en nedlukning kunne være et muligt scenario. Vi stod i forvejen over for en implementering af Microsoft Teams og så ikke noget til hinder for at fremskynde udrulningen. Vi satte det i gang fredag, og mandag morgen var alle kørende,” fortæller Anders Jørgensen, it- og digitaliseringschef i Aarhus Kommune.
Teams-implementeringen omfattede 28.000 medarbejdere. Det store flertal tog blot deres laptop med hjem under armen, men der var også mulighed for at arbejde fra egen computer.
”Hen over weekenden rullede vi Teams ud på alle computere og samlede med kort varsel et korps af medarbejdere, som kunne hjælpe med ekstra anvendelsessupport – bl.a. til, hvordan Teams kunne anvendes i forhold til borgerkontakt,” forklarer Anders Jørgensen.
 
Var allerede gået hjem
I Holbæk Kommune aktiverede man beredskabsplanen, men havde allerede inden nedlukningen meldt ud i organisationen, at mulighederne for at arbejde hjemme skulle undersøges og understøttes hvor det overhovedet var muligt.
”I min egen afdeling har vi allerede i længere tid haft mulighed for at arbejde hjemmefra, og vi konkluderede, at kun meget få opgaver ikke kunne løses dér. Dagen før nedlukningen anbefalede vi, at flest mulige medarbejdere gik hjem, men at det i øvrigt var op til den enkelte. Det resulterede i, at til middag den 11. marts havde de fleste medarbejdere pakket deres ting sammen for at arbejde hjemmefra i smitterisikoens tegn,” fortæller Ole Lollike, chef for Organisationsservice, Holbæk Kommune.
Man havde allerede arbejdet lidt med Teams, men endnu ikke sat gang i en implementering i større skala. Skype var også i anvendelse som kommunikationsplatform, men det blev besluttet at satse på Teams, da man anså platformen for den mest stabile.
”Tre dage efter, at de 90 medarbejdere i min egen afdeling var begyndt at arbejde hjemmefra, gik vi ud med Teams til alle øvrige medarbejdere i kommunen. Vi besluttede at satse på ét værktøj til alle, da det i forvejen var nyt for mange at skulle arbejde på en onlineplatform,” fortæller Ole Lollike.
Udrulningen betød, at vi stillede Teams til rådighed for omkring 2500 medarbejdere. Hvis man tæller kommunens skolepersonale med – som også anvender Google Meet og Zoom – skulle vi understøtte hjemmearbejde for i alt omkring 3500 medarbejdere.
 
Boost til hele den digitale platform
Fra både Holbæk og Aarhus er meldingen, at der reelt ikke var tekniske problemer, og at brugerne meget hurtigt tog onlineværktøjerne til sig. Begge kommuner vurderer, at det i høj grad skyldes, at løsninger som Teams, Google Meet og Zoom i brugergrænsefladen ligger tæt op ad løsninger, som mange er vant til at bruge i deres privatsfære.
”Den rigtig gode øjenåbner var, at de virtuelle møder ikke er særligt svære at anvende – selv for de medarbejdere, som var tilbageholdende i forhold til at arbejde digitalt. De oplevede, at hvis man kaster sig ud i det og prøver det af, så er det faktisk ikke så svært,” fortæller Anders Jørgensen.
Det viste sig også, at ikke kun kommunikationsplatformen fik et boost på grund af nedlukningen.
”Hele den digitale platform blev taget i brug i langt højere grad end før. Når man ikke sidder over for hinanden, viser digitale værktøjer som for eksempel Planner til at skabe overblik og sikre opfølgning virkelig deres værd,” siger Anders Jørgensen.
Infrastrukturen – både i kommunen og hjemme hos den enkelte medarbejder – viste sig også at være på plads.
”Det var ikke nødvendigt at etablere en eneste forbindelse hos medarbejdere i kommunen. Så billedet hos os er klart, at den såkaldte digitale motorvej, vi har bygget op gennem mange år, var helt køreklar, da det virkelig gjaldt,” siger Ole Lollike, der tilføjer, at det var opgaven med at få etableret en god hjemmearbejdsplads inklusive for eksempel en ekstra skærm og en god kontorstol, der fyldte mest. Flere medarbejdere var derfor lige et smut tilbage på kontoret for at hente udstyr.
I Aarhus Kommune oplevede man også, at langt de fleste medarbejdere havde fuldt tilstrækkelige internetforbindelser hjemme. Kommunens firewall var lidt udfordret i begyndelsen, så man valgte at køre hele Office 365-trafikken udenom den for at reducere belastningen.
 
Gik over al forventning på skolerne
På skoleområdet skulle et meget stort antal lærere, elever og administrativt personale omstille sig til digitale arbejdsgange og fjernundervisning. Lige efter nedlukningstalen gik Aula ned på grund af den stærkt øgede trafik, og en stor del af supportaktiviteterne i de allerførste dage gik derfor på at sørge for, at alle kunne logge på Aula. 
 
”I det første døgn var der jo et meget stort behov fra skoleledelsernes side for at kommunikere ud til forældre og elever om alt fra nødpasning til undervisning. Så vi måtte hurtigt etablere alternative kommunikationsveje eksempelvis ved hjælp af Google formularer og links til informationssider på Facebook. Aula kom heldigvis op at køre igen og har efterfølgende kørt upåklageligt rent driftsmæssigt,” siger John Klesner, pædagogisk it-konsulent i Favrskov Kommune og formand for Danmarks it-vejlederforening.
Erfaringerne fra sin egen og andre kommuner, han har været i kontakt med, er, at det hurtige skifte til fjernundervisning på den tekniske front er forløbet stort set uden problemer. Microsoft og Google frigav hurtigt
enterprise-versioner af henholdsvis Teams og Meet, og det har mange skoler benyttet sig af. Zoom er også blevet anvendt i undervisningen, og Skype har også været brugt primært i det administrative arbejde. 
På brugersiden har erfaringerne også været helt overvejende positive.
”Det er gået over al forventning. Det er første gang, vi har set et værktøj blive taget i brug på så kort tid uden egentlig kursusvirksomhed, men blot med lidt support og nogle video-introduktioner. Også lærere, der ikke har været vant til at arbejde virtuelt, har taget værktøjerne til sig i en situation, hvor omstændighederne krævede det,” siger John Klesner.
De fleste skoler havde allerede en hel portefølje af digitale læremidler til rådighed, men stort set alle leverandører åbnede op for gratis adgang, hvilket, ifølge John Klesner, har boostet anvendelsen af digitale læremidler helt generelt. Og der blev udfoldet stor kreativitet fra flere sider. John Klesner fremhæver live undervisningsforløbene ”Sofaskolen” fra Alinea, og også DR bød ind med forløb, som lærerne kunne bringe i spil i kombination med egne forløb.