Brugerklubben SBSYS i EU-udbud med to digitale løsningsplatforme

Brugerklubben SBSYS i EU-udbud med to digitale løsningsplatforme

”Det er mindst lige så vigtigt at forberede et EU-udbud som at gennemføre det,” siger Chefstrateg Jørgen Kristensen Rasch, Brugerklubben SBSYS. Brugerklubben skal i 2020 i udbud med to løsningsplatforme til ESDH og digital forvaltning på vegne af 38 kommuner og Region Midtjylland.
Udbudsmaterialet til de to digitale løsningsplatforme i Brugerklubben SBSYS ligger klar i starten af marts, hvor prækvalifikationen skydes i gang. Forud er gået en over otte måneder lang proces, hvor Brugerklubben SBSYS har haft dialogmøder med ni leverandører, som har givet input til Brugerklubben om markedsudvikling, opgavedeling og udbudsformer. 
”Det er mindst lige så vigtigt at forberede et EU-udbud som at gennemføre det. Som indkøbsforening med ejerskab over forretningsprocesser og arkitektur kræver det en forudgående, dybdegående dialog med medlemmerne, inden vi fastlægger indhold og ydelser i udbudsmaterialet. Denne gang er vi meget bevidste om det gearskifte, offentlig digitalisering kræver, og der er givet håndslag på generalforsamlingen om en øget indsats de kommende tre år for at nå i mål med de krav, der stilles for at kunne øge digitaliseringsgraden hos medlemmerne”.
”Det har formet temaerne i dialogen med de ni leverandører, der har reflekteret over, hvordan opgaverne med at videreudvikle og supportere Brugerklubbens brugerdrevne løsningsplatform kan gøres bedst og billigst. Vi kan ikke klare os med et udbud, hvor vi køber os ind på en stangvare, der tages ned fra hylden. Vi tager ansvar for løsningerne og stiller derfor krav om tæt, agilt samarbejde og stærke udviklingskompetencer hos de leverandører, der skal være vores partnere de næste fire år,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
 
To udbudskonsulentfirmaer
Brugerklubbens medlemmer har sammen med udbudskonsulenter fra OptimumIT og Tolstrup & Hvilsted hen over julen omsat generalforsamlingens bestillinger til brugerrejser, arkitektur og API-snitflader til klare og målefaste beskrivelser i udbudsmaterialet, som leverandørerne ligeværdigt kan byde ind på. For fire år siden tog Brugerklubben SBSYS udbudsformen “udbud efter forhandling” i brug. De har efter to udbudsrunder i praksis oplevet, at den metode giver et godt grundlag for leverandører at opbygge et partnerskab, som udvikler og understøtter Brugerklubbens digitale løsningsfællesskab.
”Dialog før, under og efter er nøglen til at komme godt igennem en
udbudsproces med forhandling. Her skabes indsigt og forståelse mellem medlemmer og leverandørmarkedet, særligt i fasen op til udbuddet men også til afstemning af forventninger på begge sider, naturligvis inden for de formelle rammer under udbudforløbet. I virkeligheden er optakten til den formelle udbudsproces meget vigtig, fordi vi trykprøver markedet og får nye ideer med hjem, som vi kan favne og kravsætte i den endelige udbudstekst, før vi trykker på udbudsknappen. Vi gør os kort sagt umage for ikke at låse os inde i lønkammeret og servere en lang kravspec, som vi dybest set ikke ved, om nogen kan byde på,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
Han understreger, at udbuddet på den måde bliver nemmere at gennemføre på grund af forberedelsen.
Alle kommuner og regioner tilbydes uforpligtende at stå med på Brugerklubbens udbud af de to rammeaftaler. Det er en forudsætning for at kunne aktivere et medlemskab af Brugerklubben og tage den fælles løsningplatform i brug i de kommende 4 år.
 
To platforme
Brugerklubben SBSYS går som nævnt i udbud med to platforme.
1) “Myndighedskomponent” som er ESDH-systemet med sager, beslutninger,dokumenter, og som er sikringen af ”redelig sagsbehandling i
dialogen med borgerne og andre myndigheder”.
2) “Integrationsplatformen” der kan stilles til rådighed for andre fagsystemer, som ikke er sagsbærende og som kan kommunikere med de nye
services i Service Orienteret Arkitektur. ”Integrationsplatformen” sporer den kommunikation, der er på tværs af systemer.
 
”Der er fuld opbakning til at investere de ekstra ressourcer, der skal til for at sikre medlemmerne maksimalt samspil med alle de data, der kommer udefra, som Grunddataprogram, KDI, Monopolbrudssystemer, ny Digital Post-løsning mm. Samtidig forvandles SBSYS’ myndighedskomponent til en åben og agil infrastruktur, som via en web-grænseflade understøtter medlemmernes behov for brugertilpassede, tværfaglige forløb og via web-API kan bistå andre digitale løsninger med dokumentation af sagsforløb og beslutningspræmis,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
´Brugerklubben har været i dialog med ni leverandører forud for udbuddet.
”Vi har har haft leverandørerne inde i to møderunder. Vi går selvfølgelig i dialog med leverandører, vi kender fra tidligere eller som vi har haft gode dialoger med. Vi lægger vægt at have gode relationer til leverandører, også selv om de er blevet valgt fra til at løse opgaver for os, så kan vi godt beholde relationen, og det bruger vi ressourcer på,” siger Jørgen Kristensen Rasch.
Første gang Brugerklubben brugte udbudsformen ”Udbud efter forhandling” var i 2016. Det var en god oplevelse. Derfor gentages dette i år.
”Vi mener, det er et meget vigtigt skridt at lytte til de softwarehuse, der er på markedet. Udviklere som har været med til at bringe SBSYS derhen, hvor vi er i dag og som kan bringe os videre,” siger chef Jørgen Kristensen Rasch.
Vi laver en leveranceaftale for at afklare om samarbejdet fungerer mellem leverandøren og Brugerklubben. Når det viser sig at fungere laver vi en rammeaftale. Det kører i fire år.                                                                      

 
Skifte på broen
Kommunaldirektør Jesper Thyrring Møller i Hedensted Kommune, som har været bestyrelsesformand for Brugerklubben SBSYS i 14 år træder af. Ny på broen som formand er vicedirektør Carsten Lind, Region Midtjylland.
Der er i alt 38 kommuner og en region som medlemmer af Brugerklubben SBSYS.
Filosofien i Brugerklubben SBSYS er at de deles om investeringen i udviklingsarbejdet, men høster effektiviseringsgevinsterne i vores egen organisation.