Aula kører helt efter bogen

Aula kører helt efter bogen

Danmarks fremtidige digitale løsning til skolerne, Aula, kører helt efter bogen, siger projektleder Jakob Volmer, KOMBIT.
Når sommerferien begynder i 2019 siger alle landets skoler farvel til Skoleintra. Når det nye skoleår begynder i august 2019, bliver det et velkommen til Aula. Det er med andre ord i sommerferien 2019 - fra slutningen af juni til midten af august - at det store skifte mellem de to systemer sker. Aula bliver omtalt som et af Danmarkshistoriens største it-systemer med omkring 2 mio. brugere. For projektleder Jakob Volmer, KOMBIT, der har ansvaret for Aula, ser billedet anderledes ud.
”Jeg er helt med på, at Aula er et kæmpestort it-system – målt på antal brugere. Og alene det, at der er så mange daglige brugere, stiller store krav til funktionaliteten. Men Aula er ikke størst i it-sammenhæng, hvad angår teknologisk kompleksitet. Det er ikke en heftig beregningsmotor, der skal udvikles. Det komplicerede i Aula-projektet er at gøre det så enkelt, at alle kan forstå at bruge det. At gøre brugerdialogen så simpel, at systemet er nemt at bruge af alle. Forældre, elever, lærere, pædagoger, skoleledere og administrativt personale. Det er her den virkelige udfordring er,” siger Jakob Volmer.
I de kommende måneder skal ”piloter” på pilotskolerne i Gladsaxe, Høje Taastrup, Odder og Aarhus kommuner i gang med at teste Aula. Der er en uddannelsesopgave i at lære superbrugere op på skolerne, og når disse er uddannet at få deres viden delt med andre skoler. I det hele taget hjælper KOMBIT skolerne med at dele godt materiale, gode erfaringer med andre skoler.
KOMBIT siger, at tidsplanen for Aula kører helt efter bogen, og når der opstår problemer undervejs, så løser man dem.
Aula er en aftale mellem kommunerne og regeringen fra 2014 og skal give folkeskolerne et digitalt løft.
”Aula er et it-system med en intuitiv brugergrænseflade. Det hele er tænkt meget simpelt. Og når vi så har gjort det rigtig simpelt, vender vi det lige en gang mere og gør det endnu mere simpelt. Det er vigtigt for os, at vi ikke introducerer ny teknologi med en hel masse avancerede funktioner, som nogle meget dygtige og kompetente mennesker gerne vil have, men som rigtig mange forældre og elever ikke kommer i nærheden af at kunne bruge. Aula består af det helt simple – det allermest nødvendige – for at få den gode dialog mellem skole og børn og forældre, og som alle parter trives med. Vi skal ikke henvende os til en bestemt målgruppe med Aula. Aula skal kunne bruges af alle,” siger Jakob Volmer.
 
Personalet på i foråret 2019
Aula kommer til at ligge i skyen og bliver gjort tilgængelig for personalet i kommunerne i løbet af foråret 2019. Og som nævnt efter sommerferien 2019 bliver Aula taget i brug af forældre og elever.
”Den store opgave for skolerne bliver at finde ud af, hvor mange data, de har i forvejen og som de ønsker at få med over i Aula. Der er stor forskel på, hvordan skolerne griber oprydningsarbejdet an. Jeg har hørt om skoler, der næsten ikke tager data med over fra Skoleintra til Aula – og så at sige starter på en frisk. Andre skoler går mere detaljeret til værks. De har nogle gode forløb i Skoleintra, som de ønsker at få med over i Aula. Det er meget forskelligt.”
”Det er KOMBIT og Netcompany, der maskinoverfører data fra Skoleintra til Aula i sommerferien 2019. Men det er skolen, der selv varetager oprydningen af data og vælger, hvilke data de vil have med over i Aula og hvilke data, der skal placeres i andre systemer og hvilke data, der skal slettes. Den opgave ligger hos skolerne”.
De data, der kommer med over i Aula, er af historisk karakter. Det er ikke sådan, hvis data fra Skoleintra ikke kommer med over, at Aula ikke vil fungere eller skolen ikke vil fungere. Det er alene et spørgsmål om at få ryddet op i det gamle man har og vælge det til, som skal med over, og vælge det fra som ikke skal med over.
I arbejdet med at skabe Aula har projektet inddraget mange forskellige slags brugere i alle faser for sikre, at løsningen bliver nem at anvende for alle. Fx vil beskeder mellem skole og hjem minde en hel del om Messenger/Facebook. Så det er noget forældre og elever og lærere kender i forvejen. Alt bliver tilgængeligt i en app – Android og iOS - og forventningen er, at langt de fleste dialoger mellem forældre og skole kommer til at foregå via appen.
 
Sikkerhed
Aula er ikke et sagsbehandlersystem eller et pædagogisk redskab eller en administrativ løsning. Det er en kommunikationsløsning. Der er dog muligheder for at opbevare data i Aula på en forsvarlig måde. Hvis en lærer vil skrive et notat om en eller flere elever, så kan det gemmes forsvarligt i Aula. Det er informationer, der gemmes midlertidigt. Hvis der er tale om egentlig sagsbehandling i afdelingen for Familievejledning, så vil de informationer ikke høre hjemme i Aula.
Hvis personalet er logget på kommunens AD, og ønsker at komme ind på Aula, er der flere forskellige muligheder for at gøre det. AD eller ”context handleren” fra den kommunale rammearkitektur er to muligheder for at komme på Aula, og de giver Aula besked om, hvilket sikkerhedsniveau personen kommer ind med.
Hvis man som forældre logger ind på Aula, sker det med Unilogin og skal man ind til mere følsomme oplysninger kan man koble sig på med NemID, som en ekstra sikkerhed – så er der tale om to faktor login.
Jakob Volmer vurderer, at langt over 90 pct. af informationerne på Aula ikke kræver to faktor login, men er dækket af én faktor login. Det vil sige, at langt det meste på Aula ikke er personfølsomme oplysninger.
Personalet har også adgang til de digitale læringsplatforme fra Aula, som indeholder læringsforløb og elevplaner. Det er systemer som MeeBook, EasyIQ, Min Uddannelse/KMD, Momo/Systematic og Its learning/skoleintra.

 
 FAKTA OM AULA
”Aula er en kommunikationsløsning. Det er ikke en administrativ løsning eller et pædagogisk redskab eller et system til sagsbehandling eller fungere som et arkiv for dette. Personalet på skolerne kan komme over fra Aula til andre fagsystemer gennem ”widgets”, som er særlige løsninger skolerne kan bruge til at løse særlige behov og se data præsenteret gennem disse. Alle de leverandører, der leverer widgets til Aula, skal opfylde de samme dataetiske krav som Aula gør. Der indgås en databehandleraftale mellem kommunen og leverandøren. Man kan se informationer i Aula via ”widgets”, men der er ikke adgang til data og Aula kan og skal ikke bruges til dataudveksling,” siger Jakob Volmer KOMBIT.
 
 
 
 
FAKTA
- Kombit regner med, at Aula får mere end 2 mio. brugere fra i alt 4200 skoler og dagtilbud. Prisen for det nye system er 350 mio. kr. Beløbet dækker udvikling, videreudvikling og den daglige drift af løsningen i otte år for skoler, SFO’er og dagtilbud.
- Aula er en del af en aftale fra 2014 mellem kommunerne og regeringen om et digitalt løft af folkeskolerne.
- Fra skolestart 2019 skal systemet være klar til brug på alle folkeskoler i landets 98 kommuner.
- På en række pilotskoler og dagtilbud i Gladsaxe, Høje-Taastrup, Odder og Aarhus skal man være klar til at bruge Aula fra januar 2019.
- Fra 2020 skal Aula tages i brug i daginstitutioner i foreløbig 95 kommuner.
- Aula skal erstatte folkeskolernes brug af Skoleintra.
- Brugere kan logge sig på via www.aula.dk og via en app til mobil eller tablet.
- It-virksomheden Netcompany står for udvikling og implementering af Aula sammen med Frog og Advice.
- Der skal indgås databehandleraftale mellem kommunen og leverandøren af widgets.
- Der er formuleret et etisk regelsæt. Aula er en tryg zone for alle elever. Så eleverne kan lære god, digital adfærd.