Aula i brug efter planen i Odder

Aula i brug efter planen i Odder

Som pilotkommune med implementering af Aula har Odder Kommune haft et langt tilløb til den generelle
ibrugtagning i uge 43. Der har været bump undervejs, men en udsættelse af lanceringen har ikke været på tale.

Odder Kommune var en af de oprindelige fire pilotkommuner med implementeringen af Aula, den nye kommunikationsplatform for skoler, SFO’er og dagtilbud. I Kit Magasinet februar 2019 udtalte Pernille Madsen, pædagogisk leder i Indskoling & SFO på Vestskolen og projektleder på Aula-projektet og skoleleder på Vestskolen, Erik Mønster, sig positivt om Aula efter de første erfaringer var indhøstet.

Siden har der fra flere kommuner været rejst kritik af Aula og 13 kommuner valgte ikke at tage løsningen i brug i uge 43, men at udskyde at tage Aula i brug i 2020. En sådan udsættelse har ikke været på tale i Odder, og Aula er nu taget i brug både af det administrative personale og af størstedelen af forældrene til børn i kommunens folkeskoler.

”Vi har ikke på noget tidspunkt overvejet at udsætte ibrugtagningen af Aula. Der har da været udfordringer undervejs i testforløbet, særligt med snitfladerne mellem de forskellige skoleadministrative systemer og Aula, men de er blevet løst hen ad vejen med afsæt i en god dialog mellem vores leverandører af de administrative løsninger og KOMBIT,” siger Pernille Madsen.

Hun fortæller, at der mandag i uge 43 indløb enkelte spørgsmål af mere teknisk karakter fra personalet på skolerne, mens man i hvert tilfælde ikke fra centralt hold har hørt om problemer blandt forældrene med at anvende Aula – heller ikke i forhold til Aula appen, som ellers har fået blandede anmeldelser fra brugerne.

”Der kan godt have været spørgsmål til Aula fra forældrene, men de er i

givet fald blevet håndteret af superbrugere på de enkelte skoler. Så

generelt ser det ud til at være gået stille og roligt.”

 

Dataflowet den største udfordring

Som i en del andre kommuner har dataflowet ind i Aula om elevfravær og vikardækning været den største udfordring i testforløbet i Odder. De nødvendige widgets og integrationer er imidlertid kommet på plads og ser ifølge Pernille Madsen ud til at fungere fint. Hvad angår kalenderfunktionalitet har man valgt at anvende den integrerede kalender i Aula.

”Vi var fra starten klar over, at der lå en opgave og en udgift i at få etableret dataflowet mellem de administrative systemer og Aula, så det er ikke kommet som nogen overraskelse. Der er dog stadig åbne spørgsmål, som vi først for alvor kan håndtere nu. Hvad sker der eksempelvis, hvis en forælder ændrer i sin kontaktinformation i Aula – vil den opdatering automatisk flyde tilbage til det elevadmininistrative system, som i vores tilfælde er KMD Educa Elev, eller skal der skrives en besked til skolesekretæren, der manuelt skal lave opdateringen?”

I Odder består det brugervendte skole-it-landskab af tre hovedløsninger: Aula er kommunikationsplatformen, læringsplatformen er MoMo, og som fildelingsløsning anvender man Google Drev. Ifølge Pernille Madsen er idéen med at anvende Aula som indgangsportal til de mange forskellige løsninger, man anvender, udmærket, men det behøver ikke nødvendigvis at være i form af en widget, hvor funktionaliteten bliver indlejret i Aulas brugergrænseflade – det kan udmærket blot være i form af et link i Aula, der åbner en ny applikation.

 

Ikke en en-til-en erstatning

Nogle kommuner har rejst kritik af den manglende mulighed for at journalisere dokumenter i Aula. Dette problem har Odder ikke haft, da man aldrig har foretaget journalisering i Skoleintra, men i kommunens ESDH-system.

”Aula kan ikke det samme som Skoleintra, og jeg mener også, at det fra starten har været tydeligt, at det eksempelvis ikke har været meningen, at man skulle kunne journalisere i Aula. Aula er ikke en en-til-en erstatning af Skoleintra, og det har selvfølgelig betydet, at vi har skullet etablere nye arbejdsgange og rutiner. For os har det derfor drejet sig om at gå på opdagelse i løsningen og forstå sammenhængene og dataflowet,” forklarer Pernille Madsen.

Der har også været rejst kritik af funktionaliteten til at gemme ”sikre filer” i Aula. Problemet var, at det var for nemt at komme til at gemme dokumenter med personfølsomme data uden for det ”sikre område”. Det problem stødte man også på i testfasen i Odder. 

”Der var nogle layoutmæssige uhensigtsmæssigheder, der betød, at man nemt kunne overse den checkbox, hvor man skulle markere en fil som sikker, men det blev rettet ret hurtigt,” fortæller Pernille Madsen.

Som pilotkommune har Odder løbende skulle rapportere fejl og problemstillinger til projektgruppen. Ud over udfordringer med snitfladerne mellem Aula og de forskellige administrative systemer har det mest drejet sig om fejlmeddelelser i forbindelse med generering af et UNI-Login til forældrene, så de kunne få adgang til Aula.

 

Aula bredes ud

I Odder Kommune er der tre skoler bestående af i alt ni afdelinger, og det er planen, at de skoler, der ikke har været testskole, kommer på Aula i løbet af ugerne 43, 44 og 45. Der er ikke en fast deadline på, hvornår man slukker for Skoleintra.

”Skoleintra kører videre, så længe det er nødvendigt. Vi skal lige være helt sikre på, at vi får de rigtige rutiner op at køre i forhold til dataflowet ind i Aula, men der er grundlæggende ikke nogen mangler i Aula, der tvinger os til at fortsætte med at anvende Skoleintra” siger Pernille Madsen og fortsætter:

”Vi er helt overordnet meget fortrøstningsfulde, når det gælder ibrugtagningen af Aula. Der har bestemt været udfordringer, men en stor del af det er også den oplæring og tilrettelæggelse af nye rutiner og arbejdsgange, som man skal gennemføre i den her forbindelse,” siger Pernille Madsen.