Aula er nu for alvor taget i brug

Aula er nu for alvor taget i brug

Næsten samtlige danske kommuner har nu taget Skoleintras afløser Aula i brug. Som kommunikationsplatform har Aula overordnet set fungeret efter forventningerne, mens der på den administrative del har været udfordringer for en del kommuner. I Køge Kommune har ibrugtagningen af Aula eksempelvis trigget en ændring af anvendelsesstrategien i forhold til dokumenthåndtering og følsomme persondata.
I december måned 2019 ramte antallet af brugere på Aula millionen, og 14. januar havde 1.115.718 forældre, elever og medarbejdere på skolerne  registreret sig som brugere. Flertallet af de danske kommuner gik live i uge 43, men 13 valgte at vente. Af de 13 er ti nu gået live – kun Horsens, Kerteminde og Mariagerfjord kommuner valgte at vente endnu en omgang. Set i lyset af opgavens størrelse er KOMBIT helt overordnet tilfreds med forløbet.
“I forhold til den store opgave med at forene 98 kommuners ønsker og behov er vi faktisk rigtig stolte af forløbet. Kommunerne forberedte sig rigtig grundigt til go-live og var indstillet på, at der kunne komme en storm, men tilbagemeldingerne til os har gået på, at der faktisk var underligt stille i forbindelse med ibrugtagningen. Så det er jo tegn på, at det generelt er gået godt. Det blæser selvfølgelig nogle steder derude, men ingen er væltet,” fortæller Sanne Mi Poulsen, Aula-projektleder, KOMBIT.
Hun fremhæver bl.a., at der trods det meget store antal brugere ikke har været problemer med svartiderne, selv ikke da systemet i november måned blev udsat for et par seriøse DDoS-angreb. 
Der bliver løbende indrapporteret fejl, men i forhold til systemets størrelse vurderer KOMBIT det som relativt få, og mange af dem bliver løst forholdsvis hurtigt. Ifølge Sanne Mi Poulsen er der ikke et bestemt mønster i indrapporteringerne:
”Der kommer både stort og småt. I perioden efter lanceringen fik vi lavet en del ”nemme” fejlretninger, men der er fortsat nogle lidt mere ”langhårede” ting, som det tager lidt længere tid at finde en god løsning på. Desuden er der rundt omkring nogle kendte udfordringer, som vi arbejder med. Det gælder ikke mindst udfordringen med login for medarbejdere på bosteder, hvor der mangler en rolle. Dette samarbejder vi med KL og STIL om at prøve at finde en løsning på. Desuden samarbejder vi fortsat med leverandører og kommuner om at få optimeret vigtige integrationer og widgets, og sammen med kommunerne skal vi også have kigget på, hvordan widgets i praksis er sat op i Aula.”
 
Køge ændrer strategi
Køge var en af de kommuner, der valgte at udskyde go-live til 1. januar 2020.
”Vi er nu i luften med kommunikationsdelen, og ud over enkelte fejlmeddelelser, som der altid vil være, når man søsætter et nyt system, er det gået udmærket,” siger sekretariatschef i Børne- og Uddannelsesforvaltningen Claus Laursen Trenckner, Køge Kommune.
Hovedårsagen til at man i sin tid udskød ibrugtagningen var, at Aula, ifølge kommunen, ikke levede op til de krav om sikkerhed, som man var blevet stillet i udsigt i udbudsmaterialet.
”Vores anvendelsesstrategi baserede sig på, at dokumenter med følsomme persondata kunne ligge sikkert i Aula, men dels havde vi ikke den fornødne tid til at teste, at det var tilfældet, dels oplevede vi enkelte eksempler på, at såkaldt sikre filer kunne ses på tværs af systemet,” forklarer Claus Laursen Trenckner,
Derudover vurderede man, at den administrative del af løsningen til styring af skolens drift herunder kalenderen og fraværsoverblikket var vanskelig. Ifølge Claus Laursen Trenckner er den del af løsningen dog blevet væsentligt forbedret hen over efteråret.
 
Sikkerheden i Aula
I Køge Kommune har dokumenter med følsomme persondata tidligere  bl.a. ligget i Skoleintra og anden opbevaring frem for i et ESDH-system. Claus Laursen Trenckner medgiver, at det ikke nødvendigvis har været den bedste strategi, ikke mindst set i lyset af kravene i GDPR.
”Vi besluttede at lade dokumenterne ligge i Skoleintra, indtil Aula blev implementeret, da vi i sin tid var blevet lovet, at løsningen var sikker nok til det. Men efterfølgende skete der så et skred, hvor Aula blev italesat som og primært blev en ren kommunikationsplatform. Vi er derfor nu i gang med at ændre vores anvendelsesstrategi med hensyn til hvilke dokumenter, der skal lagres i henholdsvis ESDH-systemet eller i Aula,” siger Claus Laursen Trenckner.
Til at understøtte kommunens vurdering af sikkerheden i Aula, henviser han til den udmelding, der er kommet fra KOMBIT efter Datatilsynets gennemgang af Aula hen over julen. Heri hedder det, ”at en række af KOMBIT’s risikovurderinger på Aula viser, at der kan være en høj risiko for de registrerede brugere, hvis oplysninger behandles i Aula. Dette giver efter Datatilsynets umiddelbare vurdering anledning til, at kommunerne skal have udarbejdet en konsekvensanalyse for Aula.”
Claus Laursen Trenckner fortæller, at meromkostningerne til den senere ibrugtagning er holdt nede på omkring 15-20 pct. af det beløb på 250.000 kr., som i sin tid blev meldt ud fra KOMBIT som worst case. Det skyldes, ifølge Claus Laursen Trenckner, ikke mindst, at en gruppe på 11 kommuner, der havde valgt at udsætte go-live, med Køge som talskommune har forhandlet med KOMBIT om den mest effektive brug af ressourcerne. Det har betydet, at man har puljet aktiviteterne og eksempelvis delt udgiften til systemopsætningerne til dataudtræk fra Skoleintra og import i Aula.
 
Totrins go-live i Varde
I Varde Kommune har strategien fra starten været, at medarbejderne på skolerne først skulle blive fortrolige med løsningen, inden forældre og elever kom på. Det betød, at Aula blev taget i brug af medarbejderne mandag i uge 43, mens forældre og elever først kom på 1. januar 2020.
Skolekonsulent Bjarne Højgaard Jensen og skolekonsulent og Aula-projektleder Bjarne Lund Christensen, Pædagogisk IT, fortæller, at overordnet set er oplevelsen, at løsningen fungerer fint, men at der dog stadig er enkelte udfordringer.
”Vi oplever nogle forskellige udfordringer med komme/gå-modulet, og vi har nogle kalendermæssige udfordringer. Vi er dog fortrøstningsfulde i forhold til februar-releasen af Aula, som vil indeholde opdateringer på de områder,” siger de. De tilføjer, at den forskudte ibrugtagning ikke har haft ekstraomkostninger for kommunen.
 
Mariagerfjord venter til vinterferien
Mariagerfjord er en af de tre kommuner, der har valgt at vente med ibrugtagningen af Aula ud over januar 2020. Det sker af flere grunde først efter vinterferien.
”Vi var meget udfordrede af, om KOMBIT/Netcompany ville være i stand til at udbedre bare nogle få af de mange fejl inden 1. januar 2020. Lærere og andre medarbejdere var sådan set klar i uge 43, men i forhold til skolernes årscyklus, hvor næste års planlægning starter i februar, var vinterferien det naturlige valg for os,” forklarer Michael Dahl, It- og digitaliseringschef i Mariagerfjord Kommune, og fortsætter:
”Vi har nu en forbedret løsning, hvor man har rettet fejl og udviklet nogle af de funktionaliteter, vi efterlyste. Vi er overbeviste om, at det er forsvarligt at gå i drift nu. Der er dog stadig uhensigtsmæssigheder og funktionalitet, der skal rettes og udvikles, hvilket heller ikke er unaturligt for en ny løsning af denne størrelse.”
Hvad angår en eventuel meromkostning ved at vente med ibrugtagning fortæller Michael Dahl, at man er landet på et rimeligt beløb for begge parter og under alle omstændigheder et beløb, der er væsentligt mindre end først antaget og meldt ud i medierne.
 
 
SFO og dagtilbuddene næste skridt
Siden uge 43 er der kommet tre nye Aula-releases, den sidste i begyndelsen af februar. Ud over fejlretninger er der bl.a. arbejdet med nogle tilføjelser i forhold til anvendelse i SFO’er og dagtilbud, og forbedringer af kalenderen og fraværsoverblikket.
”Vi udvikler hele tiden på løsningen, så det giver ikke rigtig mening at tale om en bestemt færdighedsgrad i procent. Vi bliver jo også klogere undervejs, så noget planlagt ryger måske ud til fordel for noget andet, der viste sig mere efterspurgt. Bedre overblik i kalenderen og forbedringer af komme/gå-modulet er for eksempel meget efterspurgt, så det kommer vi formentlig til at arbejde videre med fremover,” fortæller Sanne Mi Poulsen.
Aktuelt er man ved at lave de sidste tilpasninger i forhold til dagtilbuddene, blandt andet med hensyn til roller og kobling til det nye dagtilbudsregister. Opstart af de fire pilotkommuner Silkeborg, Esbjerg, Gladsaxe og Næstved er netop skudt i gang.
”Vi er ikke bekymrede for, om selve Aula-delen når at blive klar til go-live på dagtilbudsområdet i oktober 2020. Det kan snarere blive en udfordring at få de mange forudsætningssystemer rundt om Aula klar – der ligger en stor opgave og venter for kommunerne og deres leverandører. Men KL og vi vil søge at understøtte kommunerne i denne opgave” siger Sanne Mi Poulsen.