64 pct. vækst i kommunearkiver

64 pct. vækst i kommunearkiver

Efter kommunalreformen i 2007 er der sket en vækst på 64 pct. i stadsarkiver. Det dækker over, at kommunerne i stigende grad selv påtager sig opgaven med digital arkivering. Før Kommunalreformen var der blot 19 stadsarkiver. I forbindelse med Kommunalreformen kom der 14 nye stadsarkiver til. I alt 33 arkiver. Efter kommunalreformen er dette antal nu steget til 54 kommuner.
Kommunerne hjemtager i stigende grad ansvaret for digital arkivering. Siden Kommunalreformen i 2007 har 21 kommuner oprettet egne stadsarkiver. Det er en vækst på 64 pct. Det oplyser seniorkonsulent Flemming Nielsen, Digitalisering og Teknologi i KL.
I stedet for at kommunerne outsourcer opgaven om opbevaring af digitale arkivalier til Rigsarkivet, opbygger kommunerne i stedet interne digitale kompetencer til at løse opgaven. 
”Umiddelbart mener jeg kommunerne har set en gevinst i at hjemtage kompetencerne om digital arkivering. Kommunerne kan f. eks. bruge det som en anledning til at løfte kvaliteten i registrering og journalisering af data og bliver dermed bedre til at forstå hele flowet fra en sag bliver skabt til den skal arkiveres. I stedet for at aflevere arkivalier til Rigsarkivet, tager kommunerne opgaven hjem. Det har vi set en markant vækst i efter Kommunalreformen,” siger Flemming Nielsen.
Da Kommunalreformen blev gennemført i 2007, blev antallet af kommuner ændret fra 271 til 98 kommuner. I forbindelse med Kommunalreformen blev der lavet 66 kommunesammenlægninger. Det vil sige, vi i dag har et kommunalt landskab bygget op om de gamle købstæder som centerbyer i de nye kommuner. Det er især i disse kommuner og i købstæderne, at væksten i stadsarkiver har fundet sted. Siden Kommunalreformen har 21 kommuner oprettet egne stadsarkiver, så der i dag findes 54 stadsarkiver.
Når kommunerne opretter et §§7 arkiv (stadsarkiv red.) påtager de sig nogle forpligtelser. Det er Rigsarkivet som via arkivloven fører tilsyn med, om kommunerne overholder reglerne om digital arkivering. 
 
Flere muskler
Kommunerne, som tager opgaven hjem, kan også gøre det i kraft af, at kommunerne er blevet større og har fået flere muskler. Flemming Nielsen fortæller, at de kommuner, der har oprettet egne, digitale arkiver, stadig kan vælge at aflevere papirarkiver til Rigsarkivet. 
Rigsarkivet fører tilsyn med om kommunerne overholder Arkivloven. Det betyder, at kommunerne skal tage stilling til en arkivstrategi for de papirarkiver og data i fagsystemer, som skal bevares. Det har betydet, at kommunerne aktivt har skullet forholde sig til digital arkivering. Det har ført til en markant vækst i kommunale arkiver de seneste 11 år.
”Det er vigtigt, at kommunerne allerede i indkøbsfasen af et nyt it-system undersøger, om de vil få bevaringsværdige data i det nye sagssystem og dermed får arkiveringsforpligtelsen med ind i dialogen med leverandøren. Det er for sent at blive opmærksom på arkivopgaven efter systemet er taget i brug i forhold til forhandlingspositionen. Vi har oplevet kommuner, der er kommet galt af sted på den front, da den valgte leverandør af et it-system reelt er den eneste, der kan udføre arkivopgaven og dermed tager sig godt betalt for det, hvis kommunen ikke har aftalt en pris for det på forhånd,” siger Flemming Nielsen.
”Hvis kommunen står i en situation, hvor den står foran en markant prisstigning på en arkivopgave, kan kommunen tage en dialog med leverandøren og bede om at få sine data og herefter sende opgaven ud i konkurrence. Det er selvfølgelig mere besværligt. Men der er eksempler på kommuner, som har oplevet markante prisfald efter en sådan dialog,” siger Flemming Nielsen.